En las etapas iniciales de un negocio, los emprendedores cumplen con diversas tareas al mismo tiempo. Son directores creativos, publicitarios, contadores y administrativos. Por eso, no es extraño que, sin importar al rubro que te dediques, debas tener bien en claro cómo hacer un invoice. Más aún si tu empresa es una LLC y sus requisitos de facturación deben adaptarse a las leyes de Estados Unidos.

Si tienes una LLC y estás iniciando operaciones en Estados Unidos, entender cómo hacer un invoice correctamente es fundamental para mantener tus finanzas en orden, garantizar una relación profesional con tus clientes, cumplir obligaciones fiscales, acceder a financiamiento y evitar multas.

Por todas estas razones es que en este artículo: 

• Explicaremos qué es y cómo hacer un invoice en Estados Unidos, incluyendo los aspectos esenciales que debes considerar.
• Mostraremos un ejemplo de factura para tu LLC
• Responderemos por qué los invoices son fundamentales 
• Compartiremos 3 consejos clave para emitir un invoice en EE.UU. con tu LLC

¿Qué es y cómo hacer un invoice en Estados Unidos?

A diferencia de países como Argentina u otros países, en Estados Unidos una factura no es un documento legal. Esto quiere decir que un invoice no implica ninguna obligación por el solo hecho de haber sido emitida. 

Para que el cliente esté obligado a pagar es necesario que el documento se convierta en vinculante. ¿Qué quiere decir esto? que a partir de determinado momento, la factura obliga al cliente a pagar. 

La forma de lograr que la factura sea vinculante en Estados Unidos es que el cliente exprese de manera explícita acuerdo con la factura. Es decir, no solo confirmando la recepción sino también firmando física o digitalmente la factura. A partir de ese momento, el cliente tiene obligación legal de cumplir con el pago de la factura. 

En general los invoices en EE.UU. son utilizados por proveedores que quieren cobrar sus productos o servicios a determinados clientes. Se trata de un documento físico o virtual que en general detalla:

• Nombre del proveedor
• Servicio prestado o producto a cobrar 
• El precio del producto o servicio 

Sin embargo, en Estados Unidos no existe un formato único para las facturas. Es recomendable que además adhieras información relevante para la transacción comercial como tu número de cuenta. A su vez, ningún dato fiscal o empresarial de tu LLC como por ejemplo el EIN es exigido en la factura. 

En este ejemplo de factura para LLC te mostramos cuáles son los datos que sugerimos que el documento tenga sí o sí. 

¿Por qué es importante emitir invoices en EE.UU.?

Si bien no son documentos obligatorios y tienes una relación de largo plazo con tus clientes es probable que te preguntes ¿Y por qué es relevante emitir facturas y hacerlo de manera correcta? Las razones para ello son por lo menos cuatro: 

• Son evidencia judicial
• Sirven para la declaración de impuestos 
• Sirven para acceder a financiamiento 
• Afianzan la relación con tus clientes

Veamos cada razón en detalle. 

Evidencia legal

Las invoices en USA no solo documentan los detalles de la transacción, sino que también funcionan como una prueba legal de que el servicio o producto fue solicitado y aceptado por ambas partes.

En situaciones de disputa o posibles acciones legales, contar con una factura aceptada por tu cliente puede ser la diferencia entre un proceso favorable o uno más complicado. Este documento actúa como evidencia tangible de los términos acordados y el cumplimiento de las obligaciones.

Además, cuando una invoice es aceptada por ambas partes, se convierte en una deuda legalmente reconocida, un acuerdo que vincula a tu cliente al compromiso de pago.

Una LLC te protege en caso de demandas a través de la figura legal de responsabilidad limitada. Gracias a ella, tus bienes personales están a salvo en caso de disputas legales. Aprende más sobre la responsabilidad limitada aquí.

Declaración de impuestos

Aunque tu LLC no pague ningún impuesto en Estados Unidos, igualmente tendrás que hacer la declaración de impuestos todos los años ante el IRS.

Allí debes presentar un balance que dé cuenta de los ingresos y gastos de tu empresa a lo largo del año. Este trámite anual consiste en una declaración jurada por lo que no tienes que presentar las pruebas de lo que declaras; a menos que haya algún error en entonces tengas que tener a mano los documentos que respaldan tu declaración.

Tener una copia de cada invoice de tu LLC te permite llevar la cuenta de todos tus ingresos a lo largo del año. Y además, tener evidencia que respalde tu declaración de impuestos. 

La temporada de impuestos es entre enero y abril… pero preparar los impuestos es una tarea de todo el año. Si quieres saber cómo declarar tus impuestos puedes asesorarte gratuitamente con nuestro equipo de expertos o revisar nuestro artículo.

Acceso al crédito

En el caso de que quieras expandir tu negocio es común que busques financiamiento de terceros. Las entidades crediticias necesitan tener pruebas de que tienes ingresos mensuales o anuales relativamente fijos. Esto sirve para poder dar cuenta de que podrás cumplir con el pago de la deuda en la que te comprometes. 

Una forma bastante fácil de demostrar tus ingresos regulares es mostrando las facturas que tu empresa emite mes a mes. 

Clientes satisfechos

Emitir invoices también demuestra profesionalismo y transparencia en la relación con tus clientes. Un proceso de facturación claro y estructurado fortalece la confianza en tu negocio, ya que tus clientes pueden ver reflejados los detalles del servicio o producto que adquirieron. 

Este tipo de prácticas generan un impacto positivo en tu reputación y fomentan relaciones comerciales más duraderas y leales. La percepción de seriedad en tu negocio se incrementa cuando ofreces una comunicación clara y formal en cada paso de la transacción.

3 Consejos clave para generar los invoice de tu LLC

Como vimos, los invoices no son un tema menor para tu empresa. Por eso, aquí te compartiremos 3 consejos que te ayudarán a gestionar mejor las facturas de tu LLC. 

• Envía tus invoices con tiempo: como vimos, los invoices solo se convierten en vinculantes cuando el cliente los firma o demuestra acuerdo explícito e inequívoco. Solo en esa instancia el cliente está obligado legalmente a pagarte. Si envías las invoices de tu LLC con anticipación le das al cliente tiempo suficiente para firmar o demostrar conformidad. A su vez, no tiene que ser tanto tiempo de anticipación de modo que el documento se traspapele y quede en el olvido. Planifica la emisión y envío de tus facturas con tiempo. 
• Incluye números de orden: Si bien los invoices en USA no requieren un formato predeterminado, numerar las facturas que emites resulta fundamental. Puede ser un orden cronológico o bien un número según el cliente. 

• Utiliza herramientas de gestión de facturas: Existen herramientas open source de gestión de invoices que funcionan gratis para España y Latam. Algunas de las que recomendamos son Open KM (es un CRM que incorpora un gestor de facturas electrónicas y firma digital), Invoice Ninja (te permite crear y personalizar tus facturas y está integrado con numerosos medios de pago) y Factura E (un programa de facturación digital creado por la Hacienda española gratuito para pymes).

Firmaway es tu socio en la gestión de tu empresa

Los invoices de tu LLC no solo cumplen una función clave en el cumplimiento fiscal, sino que también son fundamentales para diversas instancias de la gestión de tu empresa. Desde mantener un conteo preciso de los ingresos hasta facilitar la comunicación con clientes y socios, tener un sistema de facturación eficiente es un paso esencial.

Un buen emprendedor sabe que es clave aliarse con otros expertos que lo apoyen en áreas estratégicas. A veces es difícil encontrar a quién delegar tareas. No busques más. Firmaway es tu aliado de confianza. 

Te ayudamos a gestionar tu empresa de manera integral, te ayudamos con: 

• Todos los trámites de apertura de tu LLC
• La apertura de tu cuenta bancaria empresarial en dólares
• Los trámites para mantener tu LLC al día y libre de multas, incluyendo la declaración de impuestos y la renovación anual
• La optimización fiscal en el caso que debas pagar impuestos, nos aseguramos de que pagues lo mínimo e indispensable

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