¿Cada cuánto debo hacer la contabilidad de mi LLC?

Si hablamos desde la perspectiva del IRS en los EEUU (la entidad que regula los impuestos allí), te alegrará saber que no es necesario hacer una contabilidad mensual de tu LLC. En EEUU no estás obligado a llevar la contabilidad de forma mensual o trimestral como sí puede ocurrir en otros países. Para tener tu LLC en regla frente al IRS, basta con realizar la declaración de impuestos anual.

Sin embargo, como emprendedor, tener un sistema de contabilidad es una buena forma de tener información clara sobre la salud financiera de tu negocio. Conocer en profundidad de dónde ingresa el dinero y en qué se gasta es información útil para:

• Tomar decisiones de negocio estratégicas.
• Detectar a tiempo robos e inconsistencias.
• Investigar problemas financieros y encontrar soluciones acordes.

Puede pasar que, si tienes un negocio de servicio simple, no necesites hacer contabilidad mensual y te alcance con hacerlo anualmente. Por eso siempre es importante tener en cuenta las necesidades del negocio y del contexto. 

Cómo llevar la contabilidad de tu LLC: ¿contratar un bookkeeper o hacerlo tú mismo?

Al pensar en cómo llevar la contabilidad de tu LLC, seguramente te preguntes si es necesario contratar un bookkeeper. Hoy vamos a responder tu pregunta.

Pero antes, veamos a qué se dedica un bookkeeper exactamente.

¿Qué es un bookkeeper?

Un bookkeeper es el profesional que lleva la contabilidad en el día a día de tu empresa. Es la persona que se encarga del registro diario de ingresos, gastos, facturas, pagos, y cualquier otra transacción financiera. Comparte muchas de las tareas de un contador, pero está más enfocado en las transacciones diarias.

¿Me conviene contratar un bookkeeper?

Para discernir si es necesario o no contratar un bookkeeper, tienes que tener en cuenta las características de tu LLC.

• En el caso de que tu empresa sea pequeña y hasta ahora no hayas tenido inconvenientes manteniendo al día las cuentas, no te será necesario un bookkeeper. En su lugar, puedes llevar la cuenta de gastos tú mismo con algún software de contabilidad, como Quickbooks. Y, para gestionar la declaración de impuestos, te será suficiente asesorarte con un tax preparer una vez al año.
• Para empresas más grandes o en expansión, es una buena idea pensar en contratar un bookkeeper. Especialmente si la tarea de mantener en orden los pagos y cobros comienza a ocupar mucho tiempo y demora otros aspectos del negocio. Tener un bookkeeper en tu equipo puede facilitar muchísimo la administración contable de tu empresa. Te dará más tiempo para ocuparte de otras áreas importantes.

Cómo llevar las cuentas de tu LLC personalmente

Si has decidido que no es necesario contratar un bookkeeper, tienes la opción de llevar las cuentas de tu empresa personalmente apoyándote en software especializado. Con este tipo de software vas a poder introducir toda la información financiera de tu negocio en un mismo sistema de contabilidad. Eventualmente, si tu empresa crece lo suficiente y decides contratar a un bookkeeper, la transición va a ser más rápida, fluida, y menos costosa.

Algunas de las opciones de software de contabilidad más populares son:

• Quickbooks
• Xero
• Freshbooks

Las tres plataformas ofrecen 30 días de prueba gratis y descuentos durante al menos los primeros 3 meses de uso que puedes aprovechar. Pero, para ayudarte a conocerlas mejor, veamos brevemente porqué se destaca cada una de ellas.

Quickbooks

Quickbooks Online de Intuit es el software de contabilidad estándar para pequeñas empresas.

Es una opción sólida para una gran variedad de negocios, especialmente para aquellos que planean eventualmente trabajar con contadores o bookkeepers. Su gama de características es amplia. Habilita operaciones muy pequeñas, pero está preparada también para dar apoyo a empresas en crecimiento que necesitan herramientas de informes más detallistas.

QuickBooks Online es fácil de usar. Sin embargo, vale aclarar que puede haber una curva de aprendizaje empinada al comienzo. Más aún para quienes no están familiarizados con los principios básicos de la contabilidad.

El costo de QuickBooks depende de la versión que desees utilizar y del país desde el cual compres. Para empresas estadounidenses (que sería el caso de tu LLC) hay 4 planes, que van desde $30 USD por mes hasta $200 USD.

Xero

Xero es fácil de usar y se integra con más de 1.000 aplicaciones. Es menos caro que QuickBooks y no cobra extra por usuarios adicionales, lo que lo convierte en una opción asequible para empresas en crecimiento.

Un aspecto negativo de esta empresa es su soporte al cliente limitado, que no cuenta con chat en vivo ni provee un número telefónico.

Xero tiene 3 planes de precios:

• Early – $15 USD al mes
• Growing – $42 USD al mes
• Established – $78 USD al mes

Freshbooks

FreshBooks ofrece las funciones de contabilidad más adecuadas para freelancers, contratistas independientes o empresas muy pequeñas. Por el contrario, no es ideal para empresas de rápido crecimiento debido a los límites de usuarios y clientes en algunos de sus planes.

El software se destaca por su sólido soporte telefónico y sus funciones de facturación personalizables.

La empresa ofrece 3 planes que van desde $17 USD mensuales hasta $55 USD, y la posibilidad de armar un plan a medida.

¿Estás pensando en hacer crecer tu negocio en el exterior? Lee nuestro artículo sobre los 10 conceptos clave para una estrategia de marketing internacional.

Cómo encontrar el bookkeeper idóneo

Supongamos que barajaste tus opciones y ya tomaste la decisión de delegar estas tareas contables a un bookkeeper con experiencia. El siguiente paso es encontrar a aquel que se ajuste a tu presupuesto y necesidades.

Contratar un bookkeeper supone un compromiso a mediano y largo plazo de la misma manera que lo supone contratar empleados y colaboradores. Por eso, te recomendamos tener en cuenta dos características que no pueden faltar en el próximo bookkeeper de tu LLC:

• Experiencia con LLCs de dueños extranjeros
• Comunicación bilingüe

Veamos cómo apuntalar cada uno de estos criterios.

Experiencia con LLCs de dueños extranjeros

Sería ideal que el bookkeeper que elijas tenga experiencia en contabilidad de LLCs con dueños extranjeros, para acortar la brecha cultural entre ambas partes. Si bien puede no ser una condición excluyente para tu elección, es un valor agregado del profesional. Especialmente considerando que, en un contexto de trabajo, es normal que surjan tensiones. Éstas serán más fáciles de resolver si tu bookkeeper comprende o comparte tus códigos culturales.

Comunicación bilingüe

Este es un punto muy relacionado con el anterior. La barrera idiomática, aunque puede parecer un desafío superfluo, no lo es. Tan poco superfluo es este tema, que cada vez más empresas y profesionales en EEUU se toman en serio la necesidad de ofrecer servicios en español. Gracias a esto, conseguir profesionales bilingües ya no es tan desafiante como antes.

Aunque tengas un nivel de inglés alto, los tecnicismos que pueden presentarse en el día a día pueden ser fuente de confusión. Al contratar un bookkeeper que se maneje también en español, te garantizas estar en la misma página siempre durante el proceso de contabilidad.

¿Estás gastando de más en un bookkeeper?

Los gastos fijos pesan mucho a los empresarios, por ende la idea de estar gastando dinero de más en un bookkeeper es una preocupación real. Y sí: tal vez te estén facturando de más con servicios que en realidad no necesitas.

Esto es especialmente posible si abriste tu LLC bajo la asesoría de un estudio contable. Esto ocurre porque es común que este tipo de empresas ofrezcan el servicio de apertura de LLCs como “anzuelo” para luego venderte su servicio principal: contabilidad. Muchas de estas empresas contables van a intentar mantenerte bajo su ala sin importar el tamaño de tu negocio.

Para resolver esta duda, puedes apoyarte en empresas especializadas en apertura y mantenimiento de LLCs.

Ese es nuestro caso en Firmaway. Nuestro trabajo consiste en ayudar a empresarios y emprendedores de todo tipo a abrir y mantener sus LLCs en EEUU. 

Nuestros servicios abarcan, entre otras cosas:

• Gestión de trámites de apertura y mantenimiento de LLCs
• Asesoría en la declaración de impuestos anual
• Asesoría en la contabilidad de la empresa

En esta oportunidad, te ofrecemos una asesoría sin cargo con nuestro equipo para descubrir si tu proveedor actual de servicios de contaduría es el ideal para tu tipo de negocio. También te invitamos a visitar nuestra página web para conocer más sobre nuestros servicios.