¿Estás pensando en abrir una LLC? Es una forma excelente de expandir tu negocio, ya seas un freelancer o tengas una empresa en crecimiento.

Uno de los pasos del proceso que suele generar dudas es el de conseguir un agente registrado. ¿Por qué es tan importante? ¿Puedo cumplir con este rol yo mismo? ¿Qué costo tiene?

Esas son sólo algunas de las dudas más comunes que hoy resolveremos en este post. Cubriremos:

• Qué es un agente registrado (y otras preguntas frecuentes)
• Por qué vale la pena contratar un servicio de agente registrado
• Cómo elegir un buen servicio de agente registrado

Ahora sí ¡Comencemos!

¿Qué es un Agente Registrado?

Designar a un agente registrado y renovarlo cada año es uno de los pocos requisitos para abrir una LLC en Estados Unidos.

Un agente registrado es una persona o entidad que representará a la empresa en el Estado en que se radique. A grandes rasgos, esta persona será la encargada de recibir todo correo destinado a tu empresa, ya sea de índole legal o impositiva.

Ahora bien, para que quede clara su función, debemos resolver dos preguntas claves:

• ¿Qué hace un agente registrado?
• ¿Quién puede ser un agente registrado?

Pero hay muchas otras dudas que pueden surgir alrededor de esta figura. Algunas de las preguntas frecuentes son:

• ¿Puedo ser el agente registrado de mi propia empresa?
• ¿Qué costo tiene el servicio de agente registrado?
• ¿Puede modificarse el agente registrado?
• ¿Es lo mismo agente registrado que agente residente?
• ¿Es lo mismo un agente registrado y una oficina virtual?
• ¿Mi PO Box o casilla de correo virtual puede ser el domicilio de mi agente registrado?
• ¿Un agente registrado es lo mismo que un agente dependiente?
• ¿Mi agente registrado puede estar en el mismo domicilio que mi establecimiento permanente en Estados Unidos?

En esta sección, encontrarás las respuestas a todas estas preguntas.

¿Qué hace un agente registrado?

Un agente registrado se encarga de recibir todo el correo dirigido a tu LLC, ya sea de índole legal o fiscal. Algunos de los correos más importantes que va a recibir tu agente registrado son:

• Avisos legales
• Correspondencia oficial
• Notificación de actos procesales
• Documentación judicial

Tu agente registrado también debería notificarte de todo lo que sea necesario para mantener en norma a tu LLC. Por ejemplo, si la misma está radicada en un estado que requiere un reporte anual, es responsabilidad de tu agente registrado notificarte cuando se acerca la fecha del reporte.

¿Quién puede ser un agente registrado?

Cualquier persona que cumpla con los siguientes requisitos puede ser un agente registrado:

• Ser mayor de 18 años
• Tener un domicilio radicado en el estado donde se desee crear la LLC
• Estar presente durante el horario laboral (de 8 a.m. a 5 p.m.) en dicho domicilio.

En otras palabras, cualquier adulto con residencia en el estado en que planeas abrir la LLC puede actuar como tu agente registrado. Aún así, te aconsejamos contratar un servicio de agente registrado profesional. Exploraremos los motivos en la próxima sección.

¿Puedo ser el agente registrado de mi propia empresa?

Siendo realistas, esta no es una duda tan común entre miembros de LLCs extranjeras, porque no suelen residir en los Estados Unidos. Pero nunca está demás aclararlo.

No hay ninguna regulación en contra de ser tu propio agente registrado y usar tu dirección personal como domicilio. Por eso, cualquier miembro de la LLC o adulto de tu grupo familiar puede ser el agente registrado si reside en el estado elegido.

Sin embargo, no es recomendable ser tu propio agente registrado ¿Por qué? Entraremos en detalle en la próxima sección, pero, en principio, no te lo recomendamos porque tendrías que registrar tu domicilio personal públicamente, perdiendo privacidad. Es decir que, por ejemplo, la dirección de tu casa debería figurar de forma pública en tu página web.

¿Cuál es el costo de un agente registrado?

En caso de usar un servicio de agente registrado, el precio va a variar entre los distintos estados y las diferentes empresas que ofrecen el servicio. En promedio suele tener un precio de entre 200-400 USD anuales.

¿Puede modificarse el agente registrado?

Sí, el agente registrado puede modificarse. El costo de esta operación dependerá del estado, pero no suele superar los 50 USD. 

Para saber cuánto cuesta este trámite en un estado específico, deberás revisar su Limited Liability Company Act (LLCA).

¿Es lo mismo un agente registrado y un agente residente?

Sí. Dependiendo del estado donde se radique la LLC, puede cambiar el nombre que se le da a la persona o entidad que representa a la empresa. Si bien en la mayoría de estados se lo denomina agente registrado, existen variaciones:

• Algunos estados, como Kansas o Michigan, usan el término agente residente, haciendo énfasis en la necesidad de que el agente tenga residencia en el estado.
• El estado de Ohio lo llama agente estatutario, enfatizando que los mismos son asignados por ley.
• En el estado de Nueva York se lo llama agente para notificación de actos procesales, porque este suele ser el rol más importante que cumple un agente registrado.

¿Es lo mismo un agente registrado y una oficina virtual?

A pesar de que las oficinas virtuales pueden cumplir algunas de las tareas que realiza un agente registrado, no son lo mismo.

El agente registrado es la figura legal de la persona que recibe correo oficial y debe estar asociado a una locación fija. Una oficina virtual, por otro lado, es un espacio físico versátil que tu compañía renta según sus necesidades. Este espacio puede funcionar como una sede comercial de tu empresa o como espacio de trabajo para tus empleados. Sin embargo, no puede ser registrado legalmente como domicilio de tu agente registrado.

¿Mi PO Box o casilla de correo virtual puede funcionar como agente registrado?

No, una PO Box o casilla de correo virtual no puede funcionar como agente registrado, incluso si se encuentra en el mismo estado que tu empresa.

¿Por qué? Porque una PO Box es meramente un buzón de correo alquilado. Un agente registrado, en cambio, debe ser una persona que actúe en representación de tu empresa en una oficina física real.

¿Un agente registrado es lo mismo que un agente dependiente?

No, el agente registrado no es lo mismo que el agente dependiente. Son figuras distintas.

Se considera agente dependiente a cualquier entidad o persona establecida en territorio estadounidense cuyo trabajo sea esencial para el desarrollo de las actividades comerciales de tu empresa. Y esta clasificación es importante sólo para definir si tu LLC debe tributar o no en Estados Unidos.

El agente registrado, por otro lado, representa a una persona responsable por tu empresa en un domicilio en particular. Esta figura no está atada al desarrollo comercial de tu empresa, sino que tiene una función meramente legal.

¿Mi agente registrado puede tener el mismo domicilio que mi establecimiento permanente en Estados Unidos?

Un establecimiento permanente en Estados Unidos es un espacio físico dedicado al desarrollo comercial de tu empresa. Por ejemplo, un local o una oficina. Si el mismo se encuentra en el mismo estado en que está radicada tu empresa, entonces sí, puede ser también el domicilio de tu agente registrado.

De hecho, muchas empresas optan por centralizar sus funciones comerciales y legales en el mismo domicilio, asignando como agente registrado a un responsable de su establecimiento permanente.

Tanto un agente dependiente como un establecimiento permanente pueden hacer que tu LLC califique para pagar impuestos. Conoce más sobre las implicancias del nexo físico con Estados Unidos y cómo influye en la declaración de impuestos de tu LLC.

¿Por qué contratar un servicio de agente registrado?

Elegir un agente registrado es un requisito legal para poder establecer una LLC. Sin agente registrado, no puedes abrir tu LLC.

Pero más allá de lo estrictamente legal, contratar un agente registrado te permite:

• Disfrutar de la privacidad que ofrece una LLC. En los documentos públicos figurará la dirección de tu agente registrado, manteniendo fuera de los registros públicos tu domicilio personal.
• Delegar y agilizar el desarrollo de procesos legales. Tu agente registrado estará dedicado exclusivamente a recibir correos y notificar a quien sea pertinente de forma expeditiva. Poder delegar una tarea tan importante te dará más tranquilidad para enfocarte en el crecimiento de tu negocio.
• Disponer con facilidad de los documentos recibidos, ya sea en caso de que los necesites reenviados físicamente a tu país o virtuales, es decir, escaneados. Un agente registrado con experiencia sabe manejar documentación sensible como papeles, tarjetas o códigos y podrá enviártela a un bajo costo y a velocidad.
• Salvaguardar documentos críticos. Los documentos que recibe un agente registrado son de alta importancia y ameritan un cuidado particular. Un buen agente registrado creará copias para resguardar documentos en caso de que se pierdan o destruyan los originales.

Ahora bien, ya vimos que los requisitos para ser agente registrado son pocos. Cualquiera con un domicilio físico en el estado de tu LLC puede cumplir ese rol, ya sea un miembro de la empresa, un familiar o incluso tú mismo. Por eso, tal vez te estés preguntando: si es tan fácil designar a alguien de confianza como agente registrado ¿Por qué contratar un servicio?

Es una gran pregunta. Nosotros recomendamos contratar un servicio y no elegir a alguien sin experiencia porque tu agente registrado debería, al menos…

• Estar familiarizado con los procesos legales e impositivos propios de los Estados Unidos, y del estado donde está radicada tu empresa en particular. Como ya dijimos, un agente registrado se encarga de recibir documentos legales, algunos de carácter urgente. Por eso, debe ser capaz de discernir cuándo se trata de una notificación que requiere tomar acción y cómo proceder en cada caso.
• Mantener una disponibilidad horaria estricta. Esto no es negociable, y quien elijas como agente registrado debe estar dispuesto a cumplir con el horario comercial en el domicilio asociado. Debe estar disponible de 8 a.m. a 5 p.m. todos los días laborables, incluso si no recibe ninguna correspondencia en mucho tiempo.
• Dar prioridad a su trabajo. Quien oficia de agente registrado debe tomarse su trabajo en serio, aunque no reciba correspondencia para tu empresa con mucha frecuencia. Esto significa, entre otras cosas, ser capaz de notificar de inmediato a quien corresponda frente a un correo de carácter urgente. Un aviso de demanda, por ejemplo, requiere ser respondido a tiempo para evitar una sentencia.

Y esto no es todo lo que debes tener en cuenta al momento de elegir un agente registrado. Se trata meramente de los requerimientos básicos para que alguien pueda cumplir el rol de agente registrado. En la próxima sección, explicaremos cómo elegir un servicio idóneo para la tarea.

¿Cómo elegir un servicio de agente registrado?

Ya hemos visto lo importante que es la función del agente registrado, y que no cualquiera es idóneo para el trabajo. Ahora ¿cómo elegir un buen servicio de agente registrado?

Algunos estados, como Wyoming, recomiendan servicios de agente registrado confiables dentro de la página web estatal. Este es un buen lugar para empezar tu búsqueda dependiendo del estado que hayas elegido para radicar tu LLC.

Sin embargo, hay otros criterios que pueden ayudarte a elegir un buen agente registrado. Un servicio idóneo incluye:

• Atención al cliente especializada. Es decir, un equipo legal con disponibilidad horaria para ayudarte ante cualquier necesidad o duda que te surja.
• Capacidades técnicas para enviarte los documentos que reciban rápidamente y en el formato más conveniente.
• Herramientas modernas de seguimiento para monitorear y controlar el estado de cumplimiento legal de tu LLC.
• Asesoramiento para presentar documentos legales frente a la oficina de registro estatal correctamente.

Abre tu LLC con el asesoramiento idóneo

Elegir un agente registrado es sólo uno de los tantos pasos importantes para abrir tu LLC y comenzar a desarrollar tu negocio con el pie derecho. Pero no es el único. Así como te recomendamos contratar un servicio de agente registrado con un equipo profesional capaz de asesorarte, te recomendamos asesorarte en la apertura de tu LLC.

Ya tengas una pequeña empresa o seas un freelancer buscando expandirse con el poder de una LLC, en Firmaway podemos ayudarte a establecerla. Con nuestro asesoramiento, puedes tener tu LLC lista y operativa en cuestión de 15 a 25 días hábiles. Y, además, incluímos el servicio de agente registrado por un año.

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