¿Qué es un reporte anual?

El reporte anual es un documento que debe presentarse casi siempre en el aniversario de registro de tu empresa. Aunque se le llama de diferentes maneras según la jurisdicción, su propósito principal no varía y es mantener compliance.

No es una declaración de impuestos, donde debes detallar tus pérdidas o ganancias. Su objetivo es asegurar que tu empresa cumpla con un compromiso mínimo, indicando al estado tu intención de seguir funcionando. Técnicamente, el compliance implica adherirse a todas las regulaciones locales, estatales y federales que rigen tus operaciones. Si tu empresa no cumple con este requisito, puede ser multada e incluso obligada a cesar sus operaciones.

En varios estados, el Reporte Anual viene acompañado de una tarifa de renovación. A veces se presenta como un “impuesto estatal” de renovación u otros nombres, pero se refiere al mismo cargo. Este fee es obligatorio en los estados donde se cobra para mantener tu empresa operativa.

Es importante tener en cuenta que los requisitos para el Reporte Anual varían de un estado a otro.

¿Qué debes detallar en tu reporte anual?

A pesar de que pueda haber una leve variación en el contenido del reporte anual dependiendo del estado donde esté radicada tu LLC, hay ciertos aspectos que no suelen variar:

• El nombre legal de tu empresa.
• En el caso de una empresa extranjera, el nombre ficticio bajo el cual se calificó, si lo hubiera (también conocido como DBA).
• El nombre de tu agente registrado.
• La dirección de la oficina registrada.
• Los nombres y direcciones comerciales de los gerentes y miembros de la LLC.
• El número EIN.
• La dirección de la oficina principal en el estado, si la hubiera.

¿Cómo llenar y enviar el reporte anual?

Enviar tu reporte anual no debería ser un proceso demasiado complejo, la mayoría de los estados te dan facilidades para que puedas presentar todo de forma simple y clara. El proceso puede dividirse en dos pasos:

1. Investigar y reunir la información necesaria.
2. Elegir el método de pago y envío.

Investiga y reúne la información necesaria

Tu primer paso debería ser entrar al sitio web oficial de la Secretaría de Estado pertinente a tu LLC. Por ejemplo, para Florida deberás entrar a la división de corporaciones del sitio web y encontrarás la información detallada que necesitas.

Es necesario que tengas en cuenta:

• La fecha de vencimiento de la presentación.
• El costo administrativo asociado para enviar el documento.
• El posible fee anual.
• Los detalles particulares que requiere el estado para llenar tu formulario.

Elige un método de envío

Con tu formulario correctamente completado, es sólo cuestión de decidir cómo lo enviarás. Desde la perspectiva de una LLC para no residentes en los Estados Unidos, tienes dos opciones:

• Presentar y pagar por correo – La secretaría de estado suele enviar una copia del reporte anual a tu agente registrado, quien luego puede presentar los papeles y un cheque por correo si fuese necesario.
• Pagar online – Si el estado de tu LLC lo permite, podrás presentar tu reporte y pagarlo en línea con tarjeta o transferencia. Florida es uno de los estados que permite esto, pero recuerda que deberás hacer una cuenta para tu LLC en el sitio oficial del estado de Florida, y su aprobación tardará un tiempo.

Una vez enviado y pagado tu reporte, dependiendo del estado, se le enviará un comprobante a tu agente registrado o podrás imprimirlo desde el sitio oficial de la Secretaría de Estado.

¿Qué consecuencias tiene fallar en la entrega del reporte anual?

Aunque puede parecer una mera formalidad, presentar tu informe anual a tiempo es crucial. Como habíamos explicado al principio de la sección, el reporte anual es necesario para mantener compliance y las repercusiones de no hacerlo pueden ser bastante serias. Algunos estados imponen cargos por pagos tardíos e incluso impuestos adicionales si no cumples con la fecha límite. Peor aún, podrían aplicar penalizaciones adicionales o incluso disolver tu LLC sin tu consentimiento.

Puedes revisar las fechas de vencimiento de cada estado en nuestra guía maestra para vencimientos de LLC.

¿Qué diferencia hay entre el reporte anual y otras declaraciones informativas de tu LLC?

Un reporte anual puede parecer similar a las declaraciones informativas, lo que usualmente genera confusión en algunos emprendedores.

Comparadas con el reporte anual de tu LLC, las declaraciones informativas sirven para proporcionar información específica sobre transacciones financieras, pagos a contratistas y otros eventos relevantes para los impuestos de tu empresa. Además, son de carácter federal, no son requeridos exclusivamente por el estado donde se encuentra tu empresa.

Por otro lado, el reporte anual de tu LLC es un documento más genérico que se centra en el estado general de tu negocio. Está enfocado en compliance. Y, mientras que la obligatoriedad del reporte anual varía de estado a estado, las declaraciones informativas son necesarias sin importar dónde te encuentres.

Algunos ejemplos de declaración informativa con las que te puedes enfrentar son:

• El formulario 5472, el cual desglosa las transacciones realizadas por tu LLC con otras entidades legales. Este formulario aplica tanto para entidades extranjeras como locales.
• El formulario 1099-DIV, si tu empresa distribuye dividendos debido a la liquidación de un activo.
• El formulario 1099-NEC, emitido junto con el pago (mayor a 600 USD) a un contratista  u otro agente que no sea un empleado de tu empresa. También se emite si pagaste regalías por encima de los 10 USD.
• El formulario 1099-S, que detalla los ingresos obtenidos por transacciones y ventas de bienes raíces.

Entonces, en resumen: 

¿Puedo introducir cambios en el reporte anual?

La posibilidad y el tipo de cambios que se pueden introducir en el reporte anual varían según el estado en el que tu LLC esté registrada. Por ejemplo, en Delaware, no se permiten modificaciones en el reporte anual. En contraste, estados como Florida y Wyoming ofrecen mayor flexibilidad.

En aspectos generales, lo único que no podrás cambiar desde el reporte anual es el nombre legal de tu LLC, pero sí podrás:

• Agregar, eliminar o cambiar los nombres y/o direcciones de los funcionarios, directores, gerentes, y miembros autorizados.
• Realizar cambios en las direcciones solo de los socios generales.
• Cambiar el agente registrado y la dirección del domicilio social.
• Modificar la dirección de la oficina principal y la dirección postal de la entidad comercial.
• Agregar o cambiar el número de identificación federal del empleador.

También te será posible presentar un reporte anual modificado dentro del mismo periodo que el reporte original, si fuese necesario. Sin embargo, como ya mencionamos, esto variará de un estado a otro.

Si quieres saber cómo agregar o quitar un miembro de tu LLC, puedes consultar nuestra guía exclusiva.

¿A qué otros trámites comunes se enfrenta mi LLC?

El reporte anual posiblemente sea el más importante de los trámites frecuentes que incumben a tu LLC. La salud de tu empresa depende de su correcta información y envío, pero hay otros trámites que te conviene tener en cuenta:

• Presentar tu declaración de impuestos – Como toda empresa, es necesario que presentes una declaración de impuestos durante el período fiscal. Este es un trámite de carácter federal, en el que deberás presentar el formulario apropiado al IRS.

• Renovar el contrato de tu agente registrado – Sin un agente registrado no podrás presentar tu reporte anual ni recibir correo de índole legal. Por eso es necesario que recuerdes renovar el contrato de tu agente, los cuales suelen realizarse una vez al año.
• Hacer cambios en los artículos organizativos – Es posible que tengas que cambiar alguna sección de los artículos de organización de tu LLC. Simplemente tendrás que enmendar el documento y volver a presentarlo a la Secretaría de Estado. Además, dependiendo del carácter de ese cambio, tal vez debas realizar un paso extra. Por ejemplo, si quieres agregar o quitar miembros de tu LLC, además de enmendar el documento, también tendrás que realizar cambios en tu declaración de impuestos.

Si deseas saber más sobre los trámites que requiere una LLC y sus costos puedes visitar nuestro artículo al respecto.

¿Cómo renovar mi LLC? Simple, con Firmaway

Renovar tu LLC es un proceso que, si bien es sencillo, puede traer complicaciones a partir de errores menores. Equivocarte en un dato de tu reporte anual, o perder una fecha de vencimiento, parece poco, pero puede terminar en multas e incluso la disolución de tu empresa.

Por eso no es recomendable que lo hagas solo; es ideal estar bien asesorado al momento de encarar los trámites de manutención de tu LLC. Pero no te preocupes, para eso está Firmaway.

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