La apertura de una LLC no es particularmente una empresa complicada. Aún así, existen una serie de pasos que se deben tomar con la información adecuada y con asesoría profesional.
Existen varios pasos para abrir una LLC, incluyendo elegir el estado en donde radicarla, obtener el número EIN, la tramitación de la cuenta bancaria empresarial o la entrega del reporte BOI, por ejemplo.
Sin embargo, aquí exploraremos el asunto del responsible party o parte responsable en una LLC.
En este posteo, por lo tanto, cubriremos:
- ¿Qué es un responsible party?
- ¿Cuáles son los requisitos para ser responsible party en una LLC?
- ¿Cómo avanzo en la designación de un responsible en mi LLC?
- Responsible Party en Single-Member y Multi-Member LLCs
- ¿Cómo cambio de responsible party en una LLC?
Ya sin más, vamos a ello.
La designación de un Responsible Party en el proceso de apertura de una LLC
Aunque quizá ya lo sepas, no está de más recordar que la designación de un Responsible Party en una LLC es un paso requerido para su apertura. Como veremos, el responsible party en una LLC de Estados Unidos es una figura encargada de las finanzas y el patrimonio de una LLC que el IRS exige a toda empresa de este tipo.
Para asegurarnos de estar todos en la misma página, revisemos en qué consiste este proceso.
Una LLC o Compañía de Responsabilidad Limitada (en inglés) es una estructura empresarial ampliamente utilizada por emprendedores no-residentes para operar en Estados Unidos. Una LLC proporciona una estructura formal que facilita el acceso a los beneficios del sistema tributario estadounidense, proyectando la imagen profesional de un negocio radicado en Estados Unidos y respaldado por una cuenta bancaria en dólares.
Las LLC no requieren reuniones de directorio u otros procedimientos para funcionar y garantizan un alto nivel de protección debido a la responsabilidad limitada. Por medio de esta cláusula, el patrimonio personal de los propietarios queda a salvo de las deudas o problemas legales de la empresa.
Debido a la combinación de estos beneficios, las LLC son una opción atractiva para freelancers, pequeñas empresas y startups que buscan establecer una presencia global.
Antes de designar el Responsible Party en una LLC de Estados Unidos, hay un número de pasos previos que deberíamos relevar. Es importante en esta instancia no confundir el Responsible Party con otras figuras y trámites relativamente similares como el Agente Registrado (o registered agent).
El proceso general para establecer una LLC incluye:
- Elegir el estado de registro – Normalmente, se consideran factores de privacidad, costos anuales y requisitos administrativos. Por ejemplo, New Mexico es uno de los más económicos.
- Definir el nombre de la empresa. Tiene que seguir ciertas reglas como incluir la sigla LLC en su nombre o algún derivado.
- Designar un agente registrado – Esta figura debe contar con residencia en Estados Unidos y encargarse de recibir notificaciones legales y documentos oficiales. Para los no-residentes, lo más común es contratar los servicios de un agente registrado profesional.
- Presentar el acta constitutiva – Este documento hace oficial la creación de la LLC con sencilla información empresarial.
- Tramitar el número EIN (Employer Identification Number) ante el IRS, un número de identificación para tu empresa de nueve dígitos. Es imprescindible para declarar impuestos, abrir tu cuenta bancaria en USD, contratar empleados y más.
Llegado a este punto del proceso de apertura, es necesario realizar la distinción que mencionamos antes para no confundir el agente registrado con el Responsible Party.
Un agente registrado será la persona o entidad radicada en el país que se encargará de la recepción de toda notificación y/o documento proveniente de las instituciones gubernamentales. Esta figura actúa como un encargado de la dirección postal de una empresa, y no debe confundirse con el Responsible Party de una LLC.
El Responsible Party, en cambio dirige, controla o gestiona la entidad de la LLC. No obstante, este rol no implica responsabilidad personal por los problemas legales, fiscales o financieros de la empresa. Se trata de una figura que funge como enlace directo y oficial entre la LLC y el IRS.
Asimismo, designar el Responsible Party y la obtención del EIN son procesos relacionados. A la hora de gestionar la obtención del código EIN ante el IRS, el titular debe nombrar a la persona responsable de la LLC y presentar su número de identificación tributaria en la línea 7a del Formulario SS-4 del IRS.
Carátula del Form SS-4 con la línea 7a.
De este modo se estará asegurando de que su LLC cumpla con todas las normativas fiscales y operativas desde el inicio.
Ahora que vimos cómo se inserta la designación del responsible de la LLC en el proceso de su apertura, veamos en detalle qué es un Responsible Party y cuáles son sus características y requisitos.
¿Quieres saber más acerca de cómo abrir una LLC en Estados Unidos? Puedes agendar una consulta gratuita con nuestro equipo de expertos, que te asesorará en cada duda que tengas. O puedes visitar este artículo para ti.
¿Qué es un Responsible Party?
De acuerdo con el IRS, el Responsible Party es la persona que tiene el control efectivo o la autoridad final sobre los activos y operaciones de una entidad, incluyendo la disposición de sus fondos.
Como dijimos antes, en términos prácticos, el Responsible Party es el “contacto oficial” entre la empresa y el IRS.
Este rol no es estrictamente intercambiable con el del titular o el accionista de una empresa. La definición de Responsible Party enfatiza la capacidad de tomar decisiones, pero sobre todo se trata de una persona que ha sido designada oficialmente en el Formulario SS-4.
El IRS tiene algunas normativas que regulan la designación del responsable de la LLC.A continuación cuáles son los requisitos para designar un Responsible Party en una LLC.
Requisitos para ser Responsible Party en una LLC
Las regulaciones sobre Responsible Party establecidos por el IRS no son complejos, pero deben ser tenidos en cuenta. La persona elegible para ser Responsible Party de una LLC debe:
- Ser un individuo (no una entidad) – Desde 2018, el IRS establece que solo “personas naturales” pueden asumir este rol.
- Tener control efectivo sobre la empresa – Como dijimos, debe tener la capacidad de gestionar los activos, fondos y operaciones de la entidad.
Es importante tener en cuenta que se puede designar un Responsible Party sin SSN o ITIN. En el caso de responsables extranjeros sin un SSN (Social Security Number) o ITIN (Individual Taxpayer Identification Number), el único requisito del IRS es especificar que no son elegibles para obtener algunos de estos números. El formulario prevee esta figura, por lo que es posible dejar el campo correspondiente en blanco o indicar al Responsible Party como “extranjero”.
Por otra parte, la posibilidad de contar con un Responsible Party sin SSN o ITIN no impide que la LLC obtenga su EIN, pero es fundamental que el Responsible Party esté correctamente catalogado en el formulario para evitar sanciones o problemas legales.
También debemos tener en cuenta los casos de las LLC Single-member y Multi-member.
Responsible Party en LLCs Single-Member y Multi-Member
Existen dos modalidades principales para una LLC, cada una con diferentes implicaciones al momento de designar un Responsible Party. Estas son:
- Single-Member LLC: En las LLCs de un solo miembro, el propietario único se autodesignará el Responsible Party. Como titular, será el responsable fiscal de la empresa y la conexión oficial con el IRS.
- Multi-Member LLC: En LLCs con múltiples miembros, cualquiera puede ser designado como Responsible Party. Aunque no hay reglas estrictas, se recomienda elegir a alguien con experiencia fiscal o administrativa.
En ambos casos, como hemos dicho, el Responsible Party debe ser un individuo y no una entidad.
Pero, ¿cómo designar la parte responsable en una LLC?
¿Cómo elegir al Responsible Party al solicitar el EIN?
La designación del Responsible Party se realiza al completar el formulario mencionado, el SS-4, el mismo documento utilizado para solicitar el EIN. Este proceso incluye:
- Identificar al Responsible Party adecuado – Considera lo que hemos dicho acerca de las single-Member y las multi-member LLCs
- Completar el formulario SS-4 – En la sección 7a, se indica el nombre completo del Responsible Party. En la sección 7b, proporciona su SSN o ITIN o la especificación de “extranjero”.
- Enviar el formulario: El SS-4 debe ser enviado al IRS por fax o correo, asegurando que los datos sean precisos y completos.
Enviado el formulario y una vez que el IRS apruebe los términos del documento, la LLC habrá establecido su Responsible Party ante las autoridades norteamericanas.
Pero, ¿qué ocurre si quiero modificar el Responsible Party de una LLC?
¿Cómo realizar el cambio del Responsible Party en una LLC?
Si la persona designada como Responsible Party ya no tiene control sobre la empresa o se desea modificar, es mandatorio actualizar esta información ante el IRS. El modo de realizar este proceso es completando el Formulario 8822-B y enviándolo al IRS dentro de los 60 días posteriores al cambio.
Carátula del Formulario 8822-B
Los pasos para el cambio del Responsible Party en una LLC son sencillos. El proceso exige:
- Descargar y completar el formulario 8822-B – Tras indicar el nombre de la LLC y su EIN en las líneas 4a y 4b, debes proporcionar los datos del nuevo Responsible Party (nombre completo y su SSN o ITIN si aplica).
- Firmar y enviar el formulario – Al final del proceso, incluye el número de teléfono del nuevo Responsible Party. Asegúrate de que el formulario esté firmado y fechado.
El IRS procesará el cambio en un tiempo acotado, y habrás garantizado que las notificaciones y solicitudes futuras lleguen al nuevo Responsible Party.
Abre tu LLC sin complicaciones: Firmaway te guía en cada paso, incluyendo el Responsible Party
Entender el rol del Responsible Party en una LLC es esencial para garantizar el cumplimiento fiscal con el IRS. Como vimos, esta figura actúa como enlace oficial entre tu LLC y las autoridades fiscales, gestionando comunicaciones clave y asegurando la correcta administración tributaria.
Este es, sin embargo, un pequeño paso en relación a la apertura y la vida de una LLC en Estados Unidos. Para hacértelo más fácil, en Firmaway, te ayudamos a simplificar cada paso, desde la apertura de tu LLC hasta su gestión continua. Además, optimizamos tus impuestos para que pagues lo menos posible (o incluso no tengas que pagar nada)
Si tienes dudas, nuestro equipo está aquí para apoyarte con una consulta gratuita o puedes visitar nuestro sitio.
