Cuando se trata de establecer y hacer crecer tu negocio, cada decisión cuenta. En el mundo empresarial, la elección del nombre es una de las decisiones más importantes que tomarás. Pero, ¿qué pasa si el nombre que tienes en mente no cumple con todos los requisitos legales o no encaja perfectamente con tu visión? Ahí es donde entra en juego el DBA (Doing Business As).

En este artículo, veremos en detalle qué es el DBA y cómo puede beneficiar a tu LLC al establecer y hacer crecer tu presencia comercial en Estados Unidos. Desde la flexibilidad en la marca hasta la expansión de tus operaciones, te explicaremos todo lo que necesitas saber.

Contestaremos:

• DBA ¿Qué significa y cómo obtenerlo?
• ¿Cuales son los costos de un DBA?
• ¿El DBA es una marca registrada?
• ¿Por qué utilizar un DBA con una LLC?

Sin más, procedamos al artículo.

DBA ¿Qué significa y cómo obtenerlo?

A la hora de constituir tu empresa en los Estados Unidos, notarás que el estado donde la abras te permite utilizar un nombre comercial o DBA. Esta es una denominación separada del nombre legal de tu empresa (el que figura en la documentación original).

El propósito de un DBA es simplemente diferenciar el nombre por el que se conoce a tu empresa con su nombre a nivel legal. Podrás usar este nuevo nombre a la hora de comerciar o hacer publicidad, pero cualquier documento legal debe utilizar el nombre con el que originalmente registraste tu empresa.

¿Cómo obtener tu DBA?

Conseguir tu DBA es de los trámites más simples que puedes hacer, no tiene requisitos complejos ni altos costos. Solo deberás seguir algunos pasos:

• Asegúrate que tu nombre esté disponible en el estado donde lo registrarás. Usualmente puedes hacerlo desde la página web de la Secretaría de Estado.
• Da fe de que estás operando bajo tu nombre elegido. Dependiendo del estado, es posible que se te solicite presentar pruebas de que tu nombre es utilizado (por ejemplo en tarjetas de negocios, folletos, facturas y más).

• Termina el proceso de registro ante la Secretaría de Estado. Exceptuando en estados como New Mexico, que no requieren registro, tendrás que llenar un formulario y presentarlo por correo o en línea. Esto tendrá un costo variable atado al estado donde esté tu empresa.

Recuerda que, dependiendo del estado donde esté constituida tu empresa, tu DBA tendrá un plazo de vencimiento y tendrás que renovarlo. Por ejemplo, Texas y Wyoming otorgan DBAs por diez años, mientras que en Florida la validez es de cinco años.

¿Qué beneficios trae un DBA?

Utilizar un nombre comercial no traerá cambios masivos al funcionamiento de tu empresa, pero sí tiene algunos beneficios claros:

• Mantiene tu privacidad, si tienes una LLC registrada con tu nombre, podrás promocionarla sin necesidad de hacer públicos tus datos.

• Afirma tu marca, contar con un DBA proporciona un nombre claro y distintivo para promover los productos o servicios que ofreces.

¿Qué costos conlleva un DBA?

Como suele suceder al llevar un negocio en los Estados Unidos, los costos asociados a utilizar un nombre comercial son extremadamente variados. Depende no sólo del estado, sino también de la ciudad o condado donde esté registrada tu empresa.

Hay tres factores principales a tener en cuenta:

• Las tarifas de presentación, que se abonan al momento de solicitar tu DBA, y pueden llegar hasta los 100 USD en estados como California o Nueva York.
• La publicación de anuncios. Es importante que tengas en cuenta que algunos estados requieren que publiques un aviso legal en un periódico local, lo cual también deberás abonar.
• La renovación de tu nombre comercial que, como mencionamos previamente, tiene un costo y una duración asociados al estado donde radiques tu LLC.

¿Obtener un DBA es lo mismo que abrir una nueva empresa?

Es importante que tengas en cuenta que utilizar un DBA no representa abrir una empresa distinta. Un DBA es simplemente un nombre alternativo, no tiene ninguna figura legal distinta. A la hora de redactar contratos o declarar impuestos, deberás utilizar el nombre legal de tu LLC.

¿Un nombre comercial es una marca registrada?

Un nombre comercial se utiliza principalmente para identificar la empresa y no otorga derechos exclusivos de uso a nivel nacional. Mientras tanto, la marca registrada proporciona derechos legales exclusivos sobre el uso del nombre en relación con los productos o servicios especificados. Para proteger un nombre comercial como marca registrada, se debe presentar una solicitud de registro de marca ante la oficina de marcas correspondiente. 

¿Por qué utilizar un DBA con una LLC?

Para empezar, repasemos brevemente qué es una LLC. Es posible que ya lo tengas en claro, pero nunca está de más refrescar conceptos.

Una LLC es un tipo de empresa que puedes construir en los Estados Unidos. Sus siglas vienen de “Limited Liability Company” o sociedad de responsabilidad limitada en castellano. A nivel legal y de funcionamiento, cada estado tiene su propio estatuto que regula las LLC, pero todas comparten algunas características básicas:

• Protegen tus activos. Los activos de una LLC están separados de los de sus miembros. Esto significa que en caso de deudas o demandas, la empresa responderá con sus propios activos. 
• Son consideradas “entidades transparentes” a la hora de tributar. A menos que decidas tributar como una corporación, los impuestos recaen directamente sobre el dueño de la LLC.
• Son fáciles de abrir y mantener. Sin importar el estado, solo hay dos requisitos para abrir una LLC, ser mayor de edad y tener un agente registrado.

¿Cómo nombrar tu LLC?

Para entender por qué un nombre comercial puede ser tan interesante para quien tiene una LLC, hay que tener en claro cómo se debe elegir el nombre para una LLC. En un proceso tan simple como es el de abrirla, la elección de su nombre acarrea varios requisitos.

El proceso puede dividirse en dos pasos:

• Chequear la disponibilidad del nombre
• Cumplir con el formato requerido

Chequear la disponibilidad del nombre

Primero es necesario que el nombre de tu LLC no esté en uso a nivel estatal o nacional. El proceso puede ser resuelto de forma totalmente online.

A nivel estatal, la Secretaría de Estado te provee un buscador en su página web donde puedes consultar la disponibilidad del nombre deseado. Es recomendable que sólo uses nombres que aparezcan como disponible. Un nombre inactivo o cancelado en teoría podría ser usado, pero te enfrentas a la posibilidad de que acarree asuntos legales pendientes.

A nivel nacional, debes hacer uso del buscador de marcas registradas de la oficina de patentes de los Estados Unidos. El proceso es similar al anterior, utiliza un nombre que esté disponible y no haya estado en uso previamente o en otro estado. Esto te evitará confusiones e incluso posibles problemas legales a futuro.

Cumplir con el formato requerido

Una vez que hayas verificado la disponibilidad del nombre para tu empresa, es crucial adaptarlo para cumplir con los requisitos tanto estatales como federales.

• Inclusión de la estructura legal. Es fundamental que el nombre de tu empresa incluya términos como “Limited Liability Company” o sus siglas correspondientes, como LLC o L.L.C. Esto ayuda a identificar claramente la estructura legal de tu empresa y proporciona transparencia a los clientes y otras partes interesadas.

• Evitar palabras confusas o restringidas. Asegúrate de no utilizar palabras que puedan ser confundidas con entidades gubernamentales, como “FBI” o “Departamento de Estado”. Además, evita términos restringidos como “banco”, “abogado” o “universidad” sin la autorización correspondiente de las entidades reguladoras.

• Cumplimiento con los requisitos del IRS. Ten en cuenta que el sistema del IRS tiene ciertas restricciones, como no permitir nombres que comienzan con “The” y evitar caracteres especiales, excepto “&”. Esto es crucial para garantizar que tu nombre sea procesado correctamente a nivel federal.

Al seguir estas pautas y adaptar cuidadosamente el nombre de tu empresa, podrás evitar problemas futuros y garantizar una sólida base legal y fiscal para tu negocio.

Visita nuestro artículo sobre cómo elegir el nombre para tu LLC y descubre lo que otros no te cuentan.

¿Cuándo es útil usar un DBA?

Es muy posible que no necesites un DBA, al final de cuentas, es simplemente una forma de tener un nombre distinto para el público de tu empresa. Pero hay casos en los que te puede ser de utilidad, como hemos visto, elegir el nombre para tu LLC tiene un cierto nivel de rigidez.

Es posible que, en nombre de cumplir con los requisitos estatales y federales, te hayas quedado con un nombre que no te resulta ideal. Aquí es donde brilla la figura del nombre comercial.

• Primero, tu LLC no tiene un límite para cuantos nombres comerciales puede usar. Si tu empresa tiene distintas ramas, podrás asignar un nombre propio a cada una.
• También puedes usar un DBA si quieres expandir tus operaciones a otros estados, adquiriendo una mayor conexión local.
• Registrar un DBA es mucho más fácil que cambiar el nombre legal de tu LLC, que es un proceso con múltiples pasos. 

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