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Formulario 1099-NEC: Todo lo que necesitas saber antes del 31 de enero

Contenido

El 31 de enero de 2024 es el último día para presentar los formularios 1099-NEC y 1099-MISC frente al IRS. Seguramente tengas muchas preguntas al respecto. Por eso, hoy cubriremos:

  • Qué es el formulario 1099
    • En qué se diferencian el formulario 1009-K, 1009 NEC y 1009 MISC
  • Quiénes deben presentar el formulario 1099-NEC
    • Qué te corresponde hacer si eres propietario de una empresa
    • Qué te corresponde hacer si eres contratista y recibes el formulario para completar
  • Cómo y cuándo presentar los formularios 1099-NEC y 1099-MISC

¡Comencemos!

¿Qué es el formulario 1099?

Los formularios 1099 son declaraciones fiscales utilizadas en los Estados Unidos para informar al IRS (Servicio de Impuestos Internos) los ingresos obtenidos por trabajadores independientes y contratistas. O bien, por cualquier tipo de trabajador que no sea empleado.

Estos formularios, junto con otros registros, sirven para ayudar a calcular y declarar el ingreso tributable correcto para cada declaración de impuestos cada año. Estamos hablando tanto de las declaraciones de los trabajadores como de quienes los contratan.

El formulario 1099 consta de una serie de documentos a los que el IRS se refiere como “declaraciones informativas”. Dentro de estos, se encuentran varias versiones en las que se reportan los distintos tipos de pagos que puedes recibir o emitir durante todo el año. Se trata de los formularios:

  • 1099-K
  • 1099-MISC
  • 1099-NEC.

¿En qué se diferencian los formularios 1009-K, 1009 NEC y 1009 MISC?

Formulario 1099-K

El formulario 1099-K es un informe de los pagos que una empresa o trabajador recibió de:

  • Tarjetas de crédito, débito o de valor acumulado, como tarjetas de regalo (tarjetas de pago)
  • Aplicaciones de pago o mercados en línea, también llamadas organizaciones de liquidación de terceros (TPS, por sus siglas en inglés)

Son las empresas de tarjetas de pago, las aplicaciones de pago y los mercados online quienes están obligados a rellenar el formulario 1099-K y enviarlo al IRS cada año. También deben enviar una copia a los beneficiarios que han recibido pagos a través suyo antes del 31 de enero. Como beneficiario, lo único que deberías hacer si recibes un formulario 1099-K es utilizarlo junto al resto de tus registros para preparar tu declaración de impuestos correctamente.

Formulario 1099-MISC

El formulario 1099-MISC (Miscellaneous Information), por otro lado, se utiliza para informar ingresos diversos como:

  • Alquileres de bienes inmuebles
  • Regalías de petróleo, gas o propiedades minerales
  • Regalías por derechos de autor y patentes
  • Pagos recibidos como beneficiario de un empleado fallecido, premios, recompensas por daños y perjuicios, beneficios de juegos de azar indios u otros ingresos imponibles

A diferencia del formulario anterior, es responsabilidad de la empresa beneficiaria de estos ingresos completar y presentarlo al IRS.

Formulario 1099-NEC

Finalmente, el formulario 1099-NEC (Non Employee Compensation) se utiliza para reportar los pagos de US$600 o más a personas que no son empleados. Esto solía reportarse en el Recuadro 7 del Formulario 1099-MISC, pero el IRS lo modificó. Introdujo el 1099-NEC como la nueva forma de reportar los ingresos por trabajo por cuenta propia.

En este caso, es la empresa contratante quien se debe encargar de emitir el formulario y pedirle a sus trabajadores no-empleados, como contratistas, que lo completen. El IRS debe recibir una copia de parte de la empresa y otra del contratista. Por supuesto, ambas copias deben contener la misma información.

¿Quiénes deben presentar el formulario 1099-NEC?

Tanto si eres propietario de un negocio o un contratista independiente, y tienes residencia fiscal en Estados Unidos, te verás involucrado con el formulario 1099-NEC.

Como propietario, te corresponde presentar el formulario 1099-NEC si se cumplen estas tres condiciones a la vez:

  • Realizaste pagos de US$600 o más a proveedores de servicios o contratistas durante el año fiscal
  • Aquellos trabajadores se consideran personas estadounidenses a fines fiscales
  • Los pagos fueron realizados de forma directa (como transferencia bancaria, efectivo o cheque), y no a través de una plataforma o procesador de pagos.

En un caso más improbable, también deberías presentar un formulario 1099-NEC por cada persona a la que hayas retenido algún impuesto federal sobre la renta, independientemente del importe de su pago.

Por otro lado, si trabajaste como contratista o freelancer en Estados Unidos este año, probablemente recibas un formulario 1099-NEC para completar. De nuevo: te corresponderá completarlo sólo si la empresa que te lo solicita te ha pagado más de US$600 de forma directa. Es decir, vía transferencia, efectivo o cheque, y no a través de una plataforma de trabajo o un procesador de pagos.

Sólo pueden recibir y completar el 1099-NEC aquellos que tributen como:

  • Individuos
  • Sociedades (partnerships)
  • Limited Liability Companies (LLCs)
  • LimitedPartnerships (LP)
  • Estates.

Si tributas como corporación, no calificas como trabajador independiente y no deberías completar el formulario 1099-NEC si te lo enviaran.

Qué debo hacer con el formulario 1099-NEC si soy propietario

Si tienes una empresa en EEUU, como una LLC, deberás presentar un formulario 1099-NEC por cada persona estadounidense a la que, durante el año, hayas pagado al menos US$600 en concepto de:

  1. Servicios prestados como no-empleado (incluyendo piezas y materiales de trabajo)
  2. Pagos a un abogado (sea una firma de abogados u otro proveedor de servicios jurídicos).

Deberás declarar en el formulario 1099-NEC sólo los pagos efectuados en el curso de su actividad comercial o empresarial del año. No deberás declarar pagos personales ni pagos a corporaciones (exceptuando firmas de abogados).

A su vez, no estás obligado a emitir el formulario 1099-NEC a los trabajadores si:

  • No son personas estadounidenses a fines fiscales y realizan todo su trabajo fuera de los EEUU; o
  • No les has pagado de forma directa, sino a través de una plataforma o procesador de pagos.

En caso de cumplirse la primera condición (que es tu responsabilidad verificar), deberás pedirles que completen y firmen un formulario W-8BEN, para luego entregarlo al IRS.

Descubre qué formulario te corresponde enviar o completar (el W-8, W-8BEN o W-9) en este post.

Por otro lado, la forma de pago a los trabajadores también determina si te corresponde enviarles el formulario 1099-NEC. No te corresponde si les has pagado:

  • A través de plataformas de servicios freelance, como Upwork o Fiverr
  • A través de procesadores de pago, como PayPal o Stripe

Esto se debe a que estas plataformas, al procesar el pago que realizas a tu proveedor o sub-contratista, emiten un formulario 1099-K al receptor del pago. Es decir, en este caso, son ellos los responsables de completar y entregar este formulario al IRS, y no estás involucrado en esa gestión. En cambio, si les has pagado de forma directa (vía transferencia, efectivo o cheque), te corresponde emitir el formulario 1099-NEC.

Entonces, resumiendo: si los trabajadores que contrataste son estadounidenses a fines fiscales, y les has pagado de forma directa, te corresponde enviarles el formulario 1099-NEC.

Para hacerlo, deberás haber colectado también todos sus formularios W-9. Esto se debe a que el formulario W-9 contiene información necesaria para la elaboración del 1099-NEC. Concretamente, el número de identificación del contribuyente (TIN), que implica que, quien firma, es residente fiscal de los Estados Unidos.

Para terminar, es importante que conozcas tus responsabilidades. Como propietario de una empresa que ha contratado trabajadores no empleados con residencia fiscal en los Estados Unidos, es tu responsabilidad:

  • Informar correctamente en tu declaración de impuestos los ingresos asociados a los formularios 1099-NEC que recibas.
  • Contactar a tiempo a la persona o empresa responsable de completar el formulario y solicitar una copia para presentar tu declaración de impuestos. 
  • Pagar los impuestos adeudados, incluso si no has recibido los formularios.

Qué debo hacer si recibo un formulario 1099-NEC al ser contratista

Si una empresa que te ha contratado te envía un formulario 1099-NEC, antes de completarlo, debes estar seguro de cumplir con alguna de estas condiciones:

  • Ser residente fiscal en Estados Unidos
  • Haber trabajado dentro de los Estados Unidos.

En segundo lugar, para que te corresponda completar este formulario, también debes haber recibido el pago de forma directa. Es decir, a través de una transferencia, en efectivo, o vía cheque. Si has cobrado tu trabajo a través de una plataforma o procesador de pagos, entonces no te corresponde completarlo. En cambio, la misma plataforma te solicitará que completes el formulario 1099-K.

Si identificas que no te corresponde completar el formulario, sería ideal que se lo hagas saber a quien te lo solicitó. Probablemente esa empresa deba pedirte que completes el formulario W-8 en su lugar.

Si recibes el 1099-K y te corresponde completarlo, una vez que lo hayas hecho debes enviarle una copia al IRS y otra a la empresa solicitante.

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Cómo y cuándo presentar los formularios 1099-NEC y 1099-MISC al IRS

Puedes presentar los formularios 1099-NEC y 1099-MISC vía correo postal u online a través del Sistema de Presentación Electrónica de la Red de Negocios de la IRS (IRS e-file). El plazo para presentar ambos formularios es el 31 de enero de 2024.

Si decides presentar los formularios en por correo, debes enviarlos junto con el Formulario 1096, Resumen Anual y Transmisión de Declaraciones de Información de EE. UU. De hecho, debes preparar un Formulario 1096 separado para cada tipo de declaración de información que realices en papel. No se requiere el Formulario 1096 para la presentación online.

En el caso del formulario 1099-NEC, todo esto aplica tanto a los trabajadores independientes que reciben una copia para completar, como para las empresas que emiten los formularios para ellos.

Vale aclarar que, a pesar de que puede ser conveniente, no es obligatorio contratar a un contador ni un software especializado para emitir los formularios. Ambos formularios están a disposición en el sitio web del IRS y puedes descargarlos cuantas veces sea necesario.

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Este artículo no pretende proveer asesoría legal o fiscal. En caso de requerirla, recomendamos consultar a un profesional. La información es presentada sólo tiene fines divulgativos y es públicamente accesible.

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