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Contractors LLCs: ¿Completo el formulario W-8, W-8BEN-E o W-9?

Contenido

El trabajo freelance no conoce de fronteras geográficas. Hace un tiempo, pero sobre todo con la irrupción de la pandemia, el trabajo virtual llegó para quedarse. Como consecuencia, son muchos los profesionales que venden sus servicios a otros países. 

Muchos de ellos optan por darle personería jurídica a su emprendimiento a través de una LLC en Estados Unidos ¿Por qué? Entre otras cosas, porque una LLC les permite acceder a beneficios como una cuenta bancaria en dólares y ahorrar en impuestos (o evitarlos). 

Pero la contabilidad y los impuestos son temas serios en Estados Unidos. Muchos de sus procedimientos requieren el llenado de formularios con distintos nombres y números, y algunos pueden ser bastante confusos. 

En particular, si prestas tus servicios como contractor a una empresa estadounidense, es probable que tu empleador te haya pedido que completes un formulario W-8, W-8BEN-E o W-9

¿No sabes qué son? Te tenemos cubierto. En este artículo aprenderemos: 

  • Por qué registrar tu negocio freelance o emprendimiento como LLC
  • Qué formulario te corresponde completar: el W-8, W-8BEN-E o W-9
  • Qué es el formulario W-8
  • Qué es el formulario W-8BEN-E
  • Qué es el formulario W-9
  • Qué plataformas pueden ayudarte con todo el papeleo

¿Listo? Comencemos.

¿Por qué registrar tu negocio freelance como una LLC?

Como ya debes saber, una LLC es un tipo de estructura empresarial disponible en Estados Unidos. La sigla significa Limited Liability Company que en castellano equivale a Sociedad de responsabilidad limitada.

Muchos de tus potenciales clientes, en especial compañías grandes y/o que trabajan en todo el mundo, prefieren trabajar con negocios registrados ¿Por qué? Principalmente porque, si puedes facturar para ellos como una LLC (u otro tipo de empresa legal), les permitirás registrar el gasto y ahorrarse impuestos. Y podemos asumir que, aquellos que trabajan internacionalmente, tienen su empresa registrada y deben declarar impuestos al menos una vez al año.

De hecho, es posible que, si tienes un cliente lo suficientemente fidelizado en busca de deducir impuestos, esté dispuesto a cubrir los gastos de registrar tu empresa como LLC. Tal vez sea esto mismo lo que te haya traído hasta aquí.

Ahora bien, para freelancers o emprendedores, la LLC es el tipo de empresa ideal para registrar porque:

  • Es flexible y poco burocrática
  • Es fácil de abrir y de operar
  • Se puede abrir de manera remota desde cualquier lugar del mundo 
  • Puede ser fundada por extranjeros no residentes en Estados Unidos
  • Permite ahorrar en impuestos
  • Permite abrir una cuenta bancaria estadounidense 
  • Sirve para proteger tus bienes personales
  • Puede ser anónima
  • Tiene muy bajo costo administrativo.

Pero más allá de todas las facilidades que presenta una LLC, hay un motivo fundamental para invertir en registrar tu negocio: profesionalizar más tu marca y atraer más clientes. Darle a tu negocio personería jurídica le dará más credibilidad y sentido de compromiso a largo plazo frente a tus potenciales clientes.

Abrir una LLC como freelancer puede ser un desafío pero es, ante todo, una oportunidad de crecimiento. Descubre más sobre los beneficios de registrar tu negocio freelance en este artículo.

W-8, W-8BEN-E y W-9 ¿Cuál me corresponde completar? 

Los formularios W-8 y W-9 tienen similitudes y diferencias, por lo que si eres principiante en esto puede ser confuso. Ambas son declaraciones juradas que informan tus datos fiscales que te solicitará tu empleador o empresa contratante. Todas las empresas o individuos que pagan más de US$600 anuales a trabajadores independientes deben solicitarles que lo completen junto con el 1099-NEC.

Estos documentos contienen información fiscal necesaria para calcular los impuestos a fin de año, tanto de tu empresa como de tu cliente.

En cuánto a las similitudes, podemos afirmar que: 

  • Ambos formularios sirven a los mismo fines y objetivos
  • Ambos formularios pueden ser solicitados por tu empleador o cliente 
  • No es un formulario que tú mismo debes enviar al IRS
  • En ambos casos es un formulario que debes completar para que tu empleador llene el formulario 1099, que es un formulario de declaración de ingresos anuales.

Ahora bien, la primera diferencia entre ambos es la nacionalidad de la persona o entidad que completará el formulario. Para ponerlo en claro: 

  • W-8 es exclusivo para personas extranjeras que no tienen ciudadanía ni residencia estadounidense. Estos formularios expiran cada 3 años.
  • W-9 es para ciudadanos, residentes y entidades estadounidenses. Estos formularios nunca expiran.

Sin embargo, cuando hay operas revisar como empresa, cuál formulario te corresponde no depende de eso sino del tratamiento fiscal de tu LLC. Esto determina si tu empresa se considera una persona estadounidense a efectos fiscales o no. Por eso, antes de ver de qué trata cada formulario, debemos dejar esto en claro.

Conocer el perfil tributario de tu empresa es fundamental para no incurrir en errores en la presentación de documentos oficiales, que pueden acarrear multas y sanciones.

¿Cuál es el tratamiento fiscal de tu LLC?

Estructura de la LLC Tratamiento fiscal de la LLC Residencia fiscal de los propietarios Formulario correspondiente
Unipersonal Disregarded entity Extranjero W-8
Unipersonal Disregarded entity Estadounidense W-9
Multi-miembro Partnership (sociedad) Extranjeros W-8BEN-E
Multi-miembro Partnership (sociedad) Estadounidense W-9

Según el IRS, la institución fiscal de Estados Unidos, dependiendo de las elecciones realizadas por la LLC y el número de miembros, se tratará a una LLC de alguna de estas tres maneras:

  • Una corporación
  • Una sociedad (partnership)
  • Parte de la declaración de impuestos del propietario.

Esta última opción es lo que se conoce como “disregarded entity”. Es decir, una entidad empresarial que no se reconoce como independiente de su propietario a efectos fiscales. Esto significa que la entidad no presenta una declaración de impuestos propia, y que todos sus ingresos, deducciones y créditos se documentan en la declaración de impuestos personal del propietario.

Una LLC unipersonal será considerada por el IRS una disregarded entity a menos que presente el formulario 8832 eligiendo ser tratada como corporación. Sin embargo, incluso en esos casos, para fines relacionados con impuestos sobre el empleo y otros impuestos especiales seguirá considerándose una disregarded entity. 

En resumen: si tienes una LLC unipersonal, al encontrarte con alguno de estos formularios debes saber que tu empresa es una disregarded entity y, por lo tanto, no le corresponde tributar ni se considera una persona estadounidense a fines fiscales. Por este motivo, te correspondería completar el formulario W-8.

Por otro lado, una LLC multi-miembro se clasifica como sociedad (partnership), a menos que presente el formulario 8832 y elija ser tratada como corporación. Ambas clasificaciones se consideran como personas estadounidenses en términos fiscales. Por ende, le correspondería completar el formulario W-9.

Sin embargo, el caso de las LLCs multi-miembro de dueños extranjeros es más complejo. Hay dos cuestiones a tener en cuenta en ese caso:

  • Si todos los dueños de la LLC son extranjeros, y no hay ningún miembro estadounidense, se trata de una entidad nacional de propiedad extranjera.
  • Un pago a una entidad nacional, cuyos propietarios son todas personas extranjeras, se tratará como un pago a los propietarios de la entidad. Por lo tanto, tributa como una disregarded entity.

Es decir que, dado que los beneficiarios efectivos de los pagos son extranjeros no residentes, a efectos fiscales, se trata de una entidad extranjera. Como tal, debe presentar el formulario W8BEN-E.

¿Qué es el formulario W-8?

El formulario W-8 es una declaración jurada que las empresas piden a sus contractors y colaboradores freelance. Incluye información como nombre completo, fecha de nacimiento, domicilio y número de identificación fiscal. 

Este formulario tiene 3 objetivos principales:

  • Probar que la persona física que lo completa es no residente en Estados Unidos
  • Determinar si esta persona tiene responsabilidad fiscal o no en Estados Unidos
  • Confirmar si esta persona es el beneficiario efectivo de los ingresos por los que se presenta este formulario.

A cualquier propietario extranjero de una LLC unipersonal le corresponde completar el formulario W-8 ¿Por qué? Porque, como explicamos en la sección anterior, una LLC unipersonal es una “disregarded entity”. Por ende, si su propietario es extranjero, no se considera una persona estadounidense a fines fiscales.

¿Qué tipos de formularios W-8 hay? 

Existen varios tipos de formularios W-8 para diversos propósitos. Los más importantes son:

  • W-8BEN – Es para individuos extranjeros que perciban ingresos en Estados Unidos.
  • W-8BEN-E Es para entidades extranjeras que perciban ingresos en Estados Unidos. Este es el formulario que le corresponde a LLCs multimiembro de propietarios extranjeros.

Otros tipos de W-8 menos frecuentes son:

  • W-8ECI – Es un formulario que completa la empresa o cliente para confirmar los datos datos ofrecidos por el contractor.
  • W-8EXPL – Es un formulario para extranjeros que solicitan  exenciones de impuestos.
  • W-8IMY – Es un formulario para intermediarios o entidades extranjeras que no son objeto de impuestos.

¿Qué es el formulario W-8BEN-E?

Como dijimos anteriormente, el IRS tiene una gran cantidad de formularios estandarizados para asuntos fiscales y laborales. Como LLC multimiembro de dueños extranjeros, la empresa con la que trabajas te pedirá el formulario W-8BEN-E. Este es el formulario que le corresponde a las entidades consideradas extranjeras a efectos fiscales que perciben ingresos de los Estados Unidos.

El formulario W-8BEN-E sirve para: 

  • Establecer que quien lo completa no es una persona estadounidense
  • Afirmar que quien lo completa es el beneficiario efectivo de los ingresos para los cuales se está proporcionando el Formulario W-8BEN-E.
  • Reclamar una tasa reducida o exención de retención como residente de un país extranjero con el que Estados Unidos tiene un tratado de impuesto sobre la renta y que es elegible para los beneficios del tratado.

¿Qué información solicita el formulario W-8BEN-E?

Un formulario W-8BEN-E es sencillo de completar. Te solicitarán: 

  • Nombre y apellido 
  • Fecha de nacimiento
  • País de ciudadanía
  • Dirección permanente en tu país de residencia
  • Dirección postal si es diferente de su dirección permanente
  • Número de identificación fiscal como el SSN o el TIN 
  • Nombre de tu país de residencia
  • Toda la información financiera relevante, incluidos los ingresos y los montos de pagos anteriores

Puedes descargarlo desde la página web del IRS.

¿Qué es el formulario W-9?

El formulario W-9 es una declaración jurada para documentar que, quien lo firma, es residente fiscal de los Estados Unidos. Si tu LLC recibe tratamiento fiscal de sociedad (partnership) o corporación, te corresponde completar el formulario W-9.

Este no es el formulario que te corresponde, sin embargo, si tu LLC es unipersonal. En tal caso, siempre te corresponderá completar el W-8, como explicamos en la sección anterior.

¿Qué información solicita el w-9? 

Formulario W-9

El formulario W-9 es bastante sencillo de completar. Tiene 5 secciones: 

  • Información personal – En esta sección tenés que completar tu nombre, el nombre  de la LLC, e información de contacto
  • Estructura organizacional – Aquí deberás aclarar en calidad de qué estás actuando. Puede ser una sole proprietorship o single member LLC , una partnership, una C-corp o S-corp. Si tu LLC tiene múltiples miembros, deberás declarar como una Partnership.
  • Domicilio – Aquí debes completar con el domicilio de la entidad con la que declaras que estás actuando. En el caso de una LLC, será el domicilio de tu agente registrado.
  • Datos fiscales – En esta sección se te requerirá un número de identificación fiscal. Puedes usar un EIN, SSN o ITIN.
  • Firma – Deberás firmar con bolígrafo de tinta azul el formulario.

Formulario W-9

Puedes descargar el formulario de la página del IRS.

¿Qué herramientas me pueden ayudar en la gestión de mis formularios y contratos?

Si bien Estados Unidos es un país con muchas facilidades y beneficios para quienes quieren hacer negocios allí, hay muchos formularios que completar y fechas a las que estar atento. Es por eso que te recomendamos estar asesorado, no solo para la apertura de tu LLC, sino para todo el camino. Es decir, para el mantenimiento de tu LLC, que incluye declarar impuestos, abrir tu cuenta bancaria y más.

Con respecto a las cuestiones fiscales, no cumplir con las declaraciones de impuestos en tiempo y forma puede traerle problemas a tu cliente. No completar bien el formulario o no entregarlo en el momento adecuado puede acarrear multas y penalidades.

Es sabido que en el mundo emprendedor muchas veces una sola persona es todo el equipo. Finanzas, Operaciones, IT, producto, todas las áreas recaen sobre la misma persona: el contractor. Por lo cual, además de asesorarte, te recomendamos utilizar herramientas que te ayuden a gestionar procesos y trámites como los contratos y formularios.
En Firmaway, asesoramos a cientos de emprendedores con la apertura y gestión de su LLC. Por eso, en este apartado, vamos a recomendar dos herramientas que le han resultado útiles a nuestros clientes en la gestión de contratos. Ellas son: 

Veamos cada una en detalle. 

Bonsai

Bonsai es una herramienta de gestión empresarial que te permite manejar en un solo lugar:

  • CRM
  • Contratos 
  • Facturación 
  • Cuentas bancarias

Con respecto a cuestiones fiscales, Bonsai te permite trackear tus gastos para luego deducirlos de tu declaración de impuestos anual. Bonsai importa los gastos registrados en tu tarjeta y en el banco de modo que queden documentados. Luego, identifica automáticamente los gastos que son deducibles de tu declaración. 

También te permite enviar facturas y contratos de manera automática.

Square Contracts

Square es un software para contractors y freelancers con herramientas para automatizar tus contratos y facturas, recibir pagos, y más. También te permite enviar recordatorios de pago a tus clientes y agendar reuniones de manera automática.

Con respecto a la cuestión que nos importa, los impuestos, también te permite trackear todos tus gastos y ganancias. Además, está integrado con herramientas de contabilidad como Xero, Quickbooks y Jotform. 

Consigue apoyo en la gestión de tu negocio con Firmaway

Ser un emprendedor es una tarea desafiante. Más aún si decides instalar tu empresa en otro país donde la normativa es compleja. Si eres un freelance querrás ofrecer la mejor experiencia a quienes te contratan. De eso depende tener una cartera de clientes amplia que te permita tener ingresos regulares y hacer crecer tu negocio.

Por todo esto es fundamental que, aunque tu negocio sea unipersonal, no estés solo en toda la gestión del mismo. Y por suerte, como ya vimos, existen tanto herramientas como expertos que pueden ayudarte.

En Firmaway ayudamos a cientos de emprendedores a abrir sus LLCs, cuentas bancarias, gestionar  impuestos, mantener sus empresas y más ¿Quieres ser uno de ellos? Agenda una reunión gratis con nuestro equipo para despejar tus dudas o visita nuestro sitio web para encontrar más información.

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Este artículo no pretende proveer asesoría legal o fiscal. En caso de requerirla, recomendamos consultar a un profesional. La información es presentada sólo tiene fines divulgativos y es públicamente accesible.

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