Si estás abriendo tu LLC, en algún momento vas a tener que solicitar su EIN (Employer Identification Number) ante el IRS. Y, al completar esa solicitud, te vas a encontrar con un campo que suele generar dudas: el Responsible Party o parte responsable.
¿Es lo mismo que el dueño de la LLC? ¿Y que el agente registrado? ¿Qué pasa si no tienes SSN ni ITIN? En este artículo te lo explicamos, junto con:
- Quién puede ser el Responsible Party de una LLC.
- En qué se diferencia del agente registrado.
- Cómo se designa al solicitar el EIN.
- Cómo se cambia si la persona deja de controlar la empresa.
¡Comencemos!
¿Qué es el Responsible Party de una LLC?
Según el IRS, el Responsible Party es la persona que, en última instancia, posee o controla la entidad, o que ejerce control efectivo sobre ella. Es decir, no se trata de un cargo dentro de la empresa ni de alguien encargado de llevar sus finanzas, sino de una definición fiscal: el IRS usa esta información para identificar quién tiene la autoridad final sobre la LLC y sus activos.
Por eso, todas las entidades que solicitan un EIN deben informar a su Responsible Party, y mantener ese dato actualizado mientras la empresa siga activa.
Ahora bien, ser el Responsible Party no implica, por sí solo, asumir responsabilidad personal por las deudas o problemas legales de la LLC. A pesar de su nombre, esta figura no cambia la responsabilidad limitada de la empresa: solo identifica quién la controla ante el IRS.
¿Quién puede ser el Responsible Party de una LLC?
Para ser el Responsible Party de una LLC, la persona debe cumplir dos condiciones:
- Ser una persona física, no una empresa: desde 2018, el IRS no permite que otra entidad figure como Responsible Party, salvo excepciones como las entidades gubernamentales.
- Poseer o controlar la entidad: debe ser quien, en última instancia, es dueño de la LLC o tiene el control efectivo sobre ella.
Además, no hace falta tener SSN ni ITIN para ser Responsible Party. Es decir, si vives en Latinoamérica o España y no tienes ninguno de estos números, igualmente puedes ser el Responsible Party de tu LLC (más adelante te contamos cómo se indica en el formulario).
Responsible Party y agente registrado: no son lo mismo
Es común confundir al Responsible Party con el agente registrado (registered agent), porque ambos son figuras que la LLC debe designar al abrirse. Sin embargo, cumplen funciones muy distintas:
| Responsible Party | Agente registrado |
|---|---|---|
Qué es | La persona que posee o controla la LLC | La persona o empresa designada para recibir notificaciones legales y documentos oficiales en nombre de la LLC |
Ante quién se informa | El IRS, al solicitar el EIN | El estado donde se forma la LLC |
Quién suele ser | El dueño de la LLC | Un servicio profesional que cumple los requisitos del estado y tiene una dirección física allí |
¿Cómo se designa el Responsible Party de una LLC?
El Responsible Party se designa al solicitar el EIN, en el Formulario SS-4 del IRS. Por eso, no es un trámite aparte, sino un dato más de esa solicitud. El proceso tiene tres pasos.
1. Identificar al Responsible Party
El primer paso es definir quién cumple con la definición del IRS, algo que depende de cuántos miembros tenga tu LLC.
Lógicamente, en una single-member LLC (LLC de un solo miembro), el propietario único suele ser el Responsible Party, porque es la única persona que posee o controla en última instancia la entidad.
Para las Multi-Member LLC (LLC de varios miembros) aplica el mismo criterio. A diferencia de lo que algunos creen, no se trata de escoger al miembro “más capacitado” o con mayor experiencia administrativa. Lo importante es quién posee o controla efectivamente la entidad. Si existen varias personas que cumplen estos criterios, el IRS permite indicar a la persona que debe reconocer como Responsible Party.
2. Completar el Formulario SS-4
En el SS-4, los datos del Responsible Party van en dos líneas:
- Línea 7a: el nombre completo del Responsible Party.
- Línea 7b: su SSN, ITIN o EIN.
Carátula del Form SS-4 con la línea 7a.
Si el Responsible Party no tiene SSN ni ITIN y no es elegible para obtenerlos, como suele pasar con quienes viven en Latinoamérica o España, la línea 7b no puede quedar en blanco: debe completarse con “Foreign” o “N/A”, porque el IRS exige que exista una entrada en ese campo. Y, por otro lado, no tener estos números no impide que tu LLC obtenga su EIN.
3. Presentar la solicitud
El SS-4 puede presentarse por distintas vías según la situación del solicitante: online, por fax, por correo o, en el caso de algunos solicitantes internacionales, por teléfono. Eso sí: la solicitud online tiene requisitos específicos, y en general no está disponible si el Responsible Party no tiene SSN ni ITIN (¿Cuánto tarda el EIN?).
Una vez que el IRS procesa la solicitud, la información del Responsible Party queda registrada y asociada al EIN de tu LLC.
¿Cómo cambiar el Responsible Party de una LLC?
Si la persona designada como Responsible Party deja de poseer o controlar la LLC, por ejemplo, porque vendió su participación o se incorporó un nuevo socio que pasa a controlarla, tienes que informar el cambio al IRS dentro de los 60 días (¿Cómo agregar o quitar un miembro de una LLC?).
Para hacerlo, se usa el Formulario 8822-B, que sirve para actualizar ante el IRS tanto la dirección de la empresa como los datos de su Responsible Party.
Carátula del Formulario 8822-B
El proceso tiene dos pasos:
- Completar el formulario: incluye la información de la entidad y los datos actualizados del Responsible Party, siguiendo las líneas indicadas en la versión vigente del formulario.
- Firmarlo y enviarlo por correo: el 8822-B debe firmarse a mano y enviarse por correo postal al IRS, porque no puede presentarse online.
Ten en cuenta que el IRS suele procesar este trámite con lentitud y no ofrece forma de consultar su estado. Por eso, la única confirmación de que el cambio quedó registrado es la carta que el IRS envía a la dirección postal (mailing address) del Responsible Party.
Este es un trámite que actualmente no realizamos en Firmaway.
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