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Cómo declarar impuestos de una LLC

Contenido

Se termina marzo y los dueños de LLCs deben terminar de alistar su declaración de impuestos. 

Puede que sea tu primera vez declarando impuestos y no sepas por dónde empezar. O puede que aún no hayas constituido tu LLC y quieras enterarte cómo hacer los taxes de una LLC.

La política fiscal de Estados Unidos puede parecer un laberinto para extranjeros no residentes. Pero no te preocupes: estás en el lugar ideal para aprender. 

En este artículo repasaremos:

  • Las características del régimen impositivo para las LLC de propietarios extranjeros
  • La diferencia entre pagar y declarar impuestos
  • El proceso de declaración de impuestos de una LLC
  • Las posibles deducciones que puedes hacer
  • Los profesionales que pueden ayudarte en el armado de tu declaración  

¿Estás listo? Comencemos.  

¿Cómo es el régimen impositivo para las LLC en Estados Unidos?

Comencemos con algunas definiciones clave para entender cómo funcionan los impuestos de una empresa LLC cuyos dueños no son estadounidenses. 

A los fines fiscales, una LLC de propietarios extranjeros es una empresa Foreign Owned. Es decir que tienen un tratamiento bastante distinto a las empresas de dueños estadounidenses. 

Al mismo tiempo, para el IRS, las LLCs son entidades Pass Through. Esto quiere decir que los impuestos que deban pagar, pasan a través de la empresa y recaen sobre sus dueños. 

Muchas veces las LLCs están exceptuadas de pagar impuestos, dependiendo de si la empresa califica como ETBUS o no. 

ETBUS significa “engaged in trade or business in the United States”. Para ser ETBUS, una LLC tiene que cumplir con estos dos requisitos: 

  • Tener al menos un agente dependiente, como personas o entidades físicas que se encuentren de manera permanente en Estados Unidos.
  • Involucrarse en negocios de monto considerable, continuos y regulares con entidades o sujetos estadounidenses.

Si tu LLC es una ETBUS, entonces deberás pagar impuestos. 

Por otro lado, existen otros casos en que las LLCs no son sujetos de impuestos. Algunos ejemplos típicos son: 

  • Empresas de dropshipping
  • Profesionales independientes & Consultores
  • Empresas de Trading

Miremos estos casos en detalle.  

Dropshipping

Este es el caso de quienes venden productos via internet. Sea por medio de tu propia página web o a través de Amazon FBA, no deberás pagar impuestos a Estados Unidos. 

La razón es que no existe nexo físico entre tu empresa y el territorio estadounidense. En el caso de Amazon FBA, sus depósitos no son considerados agentes dependientes de tu empresa porque no son depósitos de tu propiedad. 

Profesionales independientes & Consultores

Cada vez es más común que profesionales independientes presten sus servicios alrededor del mundo. Muchos de ellos montan una LLC para poder tener una cuenta bancaria en dólares que les permita enviar y recibir dinero cómodamente. 

La mayoría de las veces, este tipo de LLCs están exentas de impuestos. Solo debes asegurarte de que los servicios se presten siempre fuera de Estados Unidos y los dueños de la empresa no sean ciudadanos estadounidenses. 

Empresas de Trading

Las empresas que se dedican a tradear acciones a través de un broker, en general no están obligadas a pagar impuestos. Esto es así siempre y cuando la actividad que realicen no sea calificada como ETBUS. 

Existen dos casos específicos de empresas de trading que no son ETBUS. Las empresas de trading que producen ganancias por comprar activos y revenderlos (Capital Gains) y las que obtienen un interés fijo garantizado por una inversión (Interest). 

Quienes distribuyen ganancias que una compañía paga a sus accionistas (Dividends) sí califican como ETBUS y deben pagar impuestos. 

Conoce más sobre qué impuestos paga una LLC en cada caso aquí.

¿Pagar impuestos o declarar impuestos?

Declarar y pagar impuestos no es lo mismo. Mientras que declarar es un acto informativo, pagar impuestos implica entregar dinero. 

Sin embargo, que no tengas que pagar impuestos no significa que no tengas obligaciones ante el IRS y el Estado. 

De hecho, todos los años las LLCs tienen que:

  • Renovar su fee anual
  • Renovar su agente registrado
  • Presentar un reporte anual
  • Hacer su declaración de impuestos 

Veamos cada trámite en detalle.

Renovar fee anual

El estado donde hayas constituido tu empresa te cobrará un fee anual. Esto garantiza que tu empresa se mantenga operativa. El costo del fee varía de estado en estado e incluso algunos no lo exigen. 

Puedes ver el costo del fee anual de cada estado y su vencimiento aquí.

Renovar agente registrado

Un agente registrado es un lugar físico en el estado donde radicaste tu empresa. Este lugar debe tener disponibilidad de recibir correspondencia y notificaciones en horario comercial. 

Renovarlo implica confirmar año a año que el agente permanece en el mismo lugar, o bien notificar que ha cambiado. 

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Presentar reporte anual

El Reporte anual es un documento requerido en la mayoría de los estados que debes presentar un año luego de registrada tu empresa. 

Este reporte sirve para notificar que tu empresa está operativa y tienes intención de que continúe estándolo. No presentarlo podría traer consecuencias, como multas e incluso la disolución de tu empresa.

Descubre qué estados exigen reporte anual y cuáles no aquí.

Declarar impuestos

Mientras que el reporte anual es exigido por los estados, la declaración de impuestos es exigida por el IRS. 

Declarar impuestos es informar al IRS acerca de los ingresos y egresos de tu empresa en el último año. De esta manera, se calcula la base imponible a cobrar si fuera el caso. 

Los impuestos de las LLCs se cobran sobre las ganancias de la empresa. Es decir, se restan tus ingresos a tus gastos y, sobre eso, llamado mínimo imponible, se cobran el impuesto. 

Una empresa puede estar obligada o exceptuada de pagar impuestos. Pero todas deben declararlos. 

¿Cómo declaro los impuestos de mi LLC?

La declaración de impuestos es obligatoria a partir del año siguiente a la constitución de tu LLC. La forma en que declares los impuestos de tu LLC dependerá de la cantidad de dueños de la empresa. 

Tu declaración de impuestos será diferente si:

  • Se trata de una LLC de un solo miembro
  • Es el caso de una LLC de múltiples miembros

Adentrémonos en cada caso. 

LLC de un solo miembro

Si tu LLC tiene un solo miembro, ésta es considerada como una empresa de propietario único. 

Como extranjero no residente, para declarar tus impuestos deberás completar y enviar anualmente dos formularios: 

  • Formulario 1120: Documenta los ingresos y egresos de tu empresa para obtener la base imponible. 
  • Formulario 5472: Informa las transacciones entre el dueño y la LLC. Si pagaste algo a las LLC o la LLC te pagó a tí, debes registrarlo en este formulario. 

LLC de varios dueños

Cuando una LLC tiene más de un miembro, entonces debe declarar sus impuestos como Partnership o Sociedad. 

Estas LLC también pueden cambiar su status fiscal. Es decir, pedir que a los fines impositivos sean tratadas como: 

Si quieres que tu LLC reciba el tratamiento fiscal de una corporación, debes tener en cuenta dos puntos importantes: 

  • Las Corporaciones C están sujetas a impuestos corporativos además de los impuestos personales (doble imposición).
  • Las Corporaciones S solo pagan impuestos a título personal. Pero para pedir este tratamiento es necesario tener un SSN (Social Security Number), lo que hace que no sean la mejor opción para extranjeros no residentes

En cualquier caso, para declarar los impuestos de tu LLC de múltiples socios debes completar 2 documentos:

  • Formulario 1065: Reporta ingresos y egresos de la empresa para obtener la base imponible. También informa el porcentaje de participación en las ganancias de cada dueño.
  • Formulario K-1: Asigna a cada dueño una proporción de las ganancias y pérdidas de la empresa.

¿Puedo deducir impuestos de mi LLC?

Afortunadamente, existen algunos gastos que puedes deducir de tu declaración. De este modo, en el caso de estar obligado a pagar impuestos, la base imponible será menor (y los impuestos también). 

Los gastos que puedes declarar como deducciones son: 

  • Inversiones iniciales en el negocio
  • Servicios 
  • Transporte
  • Educación
  • Donaciones 

Adentrémonos un poco en cada uno.

Gastos para iniciar el negocio

Puedes deducir de tu declaración de impuestos cualquier gasto que hayas hecho para comenzar con tu negocio. Por ejemplo, el pago del servicio de apertura de cuenta, el asesoramiento de profesionales, la compra de productos para revender, insumos, etc. Todo lo que consideres una inversión inicial puede eventualmente deducirse. 

Servicios básicos

Es posible deducir de tus impuestos los gastos en servicios de tu LLC. Como el alquiler de oficinas, energía eléctrica, internet, y otros servicios regulares que pagues para que tu negocio se mantenga funcionando. 

Transporte

Los costos de traslado en transporte público o privado también pueden deducirse. Esto será posible siempre y cuando puedas demostrar que estos traslados tienen relación con las tareas de tu empresa. 

Educación

Las actividades de capacitación o actualización profesional de los miembros de la empresa también son deducibles. Esto incluye cursos, webinars, seminarios, etc. 

Donaciones caritativas

Las donaciones benéficas también son un ítem para deducir. Entonces, es una buena idea considerar alguna causa a la cual aportar desde tu empresa. 

Plazos y modalidades para hacer la presentación

Todos los formularios deben ser descargados de la página oficial del IRS para luego completarlos y enviarlos.

Hay dos modos de enviar los formularios:

  • En el caso de las LLCs de un solo miembro, el envío debe ser por correo postal o fax
  • En el caso de las LLCs de múltiples miembros, los formularios se completan y envían online. 

Todos los años el IRS anuncia la apertura de recepción de declaraciones de impuestos. En el mismo comunicado anuncia su fecha de cierre también. Es decir, la fecha limite en que deberás presentar tu declaración. Te sugerimos que estés atento a estos plazos consultando la web del IRS.

Es importante destacar que las fechas límite varían dependiendo del perfil tributario de tu empresa. Esto se aplica tanto a LLCs con varios miembros como a LLCs de único propietario. Además, las sole-proprietorships y C-corps comparten una fecha límite, mientras que las Partnerships y S-corps tienen otra distinta.

En 2024, para la mayoría de los contribuyentes, la fecha de apertura fue el 29 de enero. Mientras que la fecha de cierre es el 15 de abril.

Sin embargo, también puedes pedir 6 meses de extensión del plazo para declarar tus impuestos. Para ello debes completar y enviar el formulario 7004 antes de la fecha de cierre de la presentación. Este formulario sirve para empresas de un solo miembro y de múltiples dueños por igual.

Deja los impuestos de tu LLC en las manos de expertos

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¿Quién me puede ayudar a preparar mi declaración de impuestos? ¿Y cómo?

No enviar los formularios de declaración de impuestos o completarlos mal puede devenir en importantes multas o incluso en la disolución de tu empresa. Por eso, te recomendamos que te asesores con un profesional en la materia.

Existen distintos tipos profesionales en el mercado y encontrar al indicado puede resultar confuso al principio.

Si buscas a una persona que pueda ayudarte en la gestión fiscal de tu LLC, te encontrarás con:

  • Bookkeepers
  • Accountants
  • Certified public accountants
  • Tax Preparers 

Todos ellos estarán encantados de ayudarte a llevar la contabilidad de tu empresa, pero veamos qué hace específicamente cada uno y cuál te conviene contratar para preparar tu declaración de impuestos. 

Bookkeeper

Un bookkeeper es quien lleva la contabilidad día a día de tu empresa. Se encarga del registro diario de ingresos, gastos, facturas, pagos, y cualquier otra transacción financiera

Sin embargo, si tu empresa es pequeña, no es necesario que contrates a un bookkeeper. En su lugar, puedes llevar la cuenta de gastos tu mismo con algún software de contabilidad.

Conoce cómo llevar la contabilidad de tu LLC por tu cuenta en este post.

Accountant

El rol de un accountant es más estratégico. Un accountant puede ayudarte con:

  • La estrategia financiera en general
  • Auditorías
  • Encontrar gastos que puedan deducirse.

Certified Public Accountant

Las tareas de un Certified Public Accountant son bastante parecidas a las de un accountant. La diferencia es que en este caso se trata de un profesional autorizado por el gobierno de los Estados Unidos. Para obtener esta certificación, el contador debe:

  • Cumplir con los requisitos de educación y experiencia
  • Aprobar un examen nacional
  • Cumplir con los requisitos de ética y conducta profesional

Un CPA puede ayudarte con:

  • La revisión de tu estado financiero
  • Asesoramiento fiscal
  • Planificación financiera

Tax Preparer

Un tax preparer es un profesional especializado en la preparación de impuestos. Si bien un accountant puede ayudarte con tu declaración, contratar a un tax preparer es la opción adecuada para esta tarea.

El trabajo de taxpreparer incluye recopilar la información necesaria y la presentación de la declaración anual. También puede ayudarte a identificar y aprovechar deducciones y créditos fiscales.

Al momento de contratar a preparador de impuestos, te recomendamos tomar las siguientes precauciones:

  • Asegúrate de que tenga las credenciales adecuadas
  • Acuerda sus honorarios y modalidad de transferencia
  • Ten en cuenta su disponibilidad
  • Chequea la declaración final

Aclaremos estos consejos en detalle.

Asegurate de que el preparador tenga las credenciales adecuadas

Es clave que el tax preparer tenga un número de identificación de preparador de impuestos o PTIN. Es decir, una certificación del IRS obtenida a través del programa de Registro de Preparadores de Impuestos.

Además de esta certificación, pregúntale sobre su profesión de base. Será ideal que se trate de un profesional adecuado en la materia, como un contador o abogado. 

Si bien no es obligatorio que los preparadores de impuestos tengan una certificación profesional, es más probable que así estén al tanto de las actualizaciones en leyes tributarias y provisionales. 

Acordar honorarios

Pídele al tax preparer información sobre los honorarios que cobra por sus servicios antes de empezar. Trata de evitar a aquellos que ponen tarifas en función de un porcentaje del reembolso o que prometen conseguir un reembolso mayor que otros.

Además, asegúrate de que cualquier reembolso pendiente te sea enviado directamente a tu cuenta bancaria. Los posibles reembolsos nunca pueden ir a la cuenta bancaria del preparador.

Ten en cuenta la disponibilidad

Al momento de elegir a tu tax preparer es fundamental que éste tenga fechas disponibles antes del cierre de declaraciones de impuestos. Si tu preparador no puede ajustarse a esa deadline, entonces no te será de mucha ayuda.

Chequea la declaración final

La declaración final es un documento legal que llevará tu firma, así que es importante que tomes ciertos recaudos:

  • Revisa la declaración antes de firmar. Un buen preparador te pedirá que lo hagas antes de enviarla y entenderá que debes sentirte cómodo con lo que estás por firmar.
  • Nunca firmes una declaración en blanco ni trabajes con un tax preparer que te lo solicite.

Si algo saliera mal, el IRS recomienda denunciar a los preparadores de impuestos que no cumplen con su función correctamente.

Encuentra el servicio contable ideal para tu LLC ayudándote con esta guía.

Se acerca la fecha, prepara tus impuestos con Firmaway

En resumen, pagues o no impuestos por tu LLC en Estados Unidos, todos los años deberás presentar una declaración de impuestos ante el IRS. Hacerlo en tiempo y forma te ahorrará dolores de cabeza (y sanciones).

Sin embargo, sabemos la dedicación que lleva preparar la declaración de impuestos. La buena noticia es que no tienes porqué hacerlo sin ayuda. Para eso está Firmaway.

En Firmaway, todos los días asistimos a emprendedores de América Latina y España en la formación y gestión efectiva de sus LLCs. Nuestros servicios abarcan todos los trámites de mantenimiento anual de tu LLC. Entre ellos, la preparación y presentación de declaraciones fiscales.

También ofrecemos un servicio de gestión de multas para aquellos que adeudan impuestos o declaraciones al IRS. Si ese es tu caso, podemos ayudarte a poner al día tu LLC de una vez por todas, pagando lo menos posible.

En resumen, nos encargamos del papeleo para que puedas concentrarte en lo importante: hacer crecer tu negocio.

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Este artículo no pretende proveer asesoría legal o fiscal. En caso de requerirla, recomendamos consultar a un profesional. La información es presentada sólo tiene fines divulgativos y es públicamente accesible.

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