El empleo remoto se instaló como una práctica laboral normal desde la pandemia de 2020. A partir de esta experiencia, los directores de empresas, tanto grandes como pequeñas, entendieron que contratar empleados remotos tiene muchos beneficios. Y, si estás creando tu empresa LLC, este puede ser tu caso también.

Contratar colaboradores de cualquier parte del mundo beneficia tanto a empleadores como contratistas porque: 

• Reduce gastos como el costo de alquilar oficina, internet, energía eléctrica y transporte.
• Es bueno para el ambiente. Al no tener que movilizarse al lugar de trabajo todos los días, los miembros de la empresa utilizan menos medios de transporte, reduciendo las emisiones de carbono. 
• Facilita a los empleados balancear su vida profesional y personal, animándolos  a ser más productivos y leales a la empresa. 

Sin embargo, hay ventajas que, como empleador, sólo obtienes contratando colaboradores en el exterior. Algunas de ellas son: 

• Encontrar al talento ideal para el puesto que quieres cubrir, sin importar si vive o no en tu país o ciudad.
• Enriquecer la cultura de tu empresa con un equipo conformado por personas de diversos países y contextos sociales.
• Contratar trabajadores por menos dinero que en tu país de origen, pero con la misma capacidad y rendimiento.
• Operar en horarios extendidos aprovechando la diferencia entre las zonas horarias de tus empleados.

Dependiendo del tamaño de tu empresa, quizás puedas delegar el trabajo de contratación a un equipo de Recursos Humanos. Pero si ese no es tu caso, estás en el lugar indicado.

En este artículo, cubriremos algunos aspectos importantes de contratar empleados remotos internacionalmente. En particular:

• Búsqueda y selección del candidato
• Desafíos burocráticos y administrativos

¡Comencemos!

Proceso de búsqueda y selección

Para comenzar, podrás buscar candidatos alrededor del mundo a través de:

• Portales de empleo remoto e internacional
• Una agencia de talentos que reclute internacionalmente 

Luego de decidir el medio por el cual difundirás tu oferta de trabajo, debes redactar un anuncio cuidadosamente. 

Ten en cuenta que, dependiendo del lugar del que provengan los candidatos, puede que ellos nunca hayan escuchado de tu empresa. Deberás presentarla.

Por eso es importante que en la publicación de tu oferta de trabajo dejes claros algunos puntos: 

• La misión de tu empresa y sus valores
• El link a tu sitio web para que los candidatos puedan investigar más
• Las tareas del puesto

Además de esta información, el anuncio tiene que especificar:

• Tipo de empleado que buscas (independiente o permanente)
• Qué habilidades tu empleado remoto o internacional debe tener sí o sí

Una vez que tengas interesados en el puesto, podrás comenzar con la selección de candidatos. En general, este proceso suele ser responsabilidad de un ejecutivo/a de recursos humanos capacitado, pero no está demás mencionarlo.

Este proceso suele incluir:

• Pedirle su portfolio para ver trabajos anteriores
• Realizar entrevistas virtuales sincrónicas
• Solicitarle que realice ejercicios de aptitud

Desafíos burocráticos y administrativos

Para recibir empleados remotos o internacionales en tu empresa, deberás ocuparte también de asuntos más burocráticos.

Esto implica, hacerte cargo de:

• Normativa legal
• Obligaciones impositivas
• Payroll

Revisemos cada uno.   

Normativa legal

Las leyes laborales y los impuestos varían de país en país e incluso de región en región. Los derechos y obligaciones de empleadores y empleados de un lugar pueden ser distintos a los de tu país de origen. 

Por ejemplo, en algunos países se permite trabajar más de 8 horas mientras que en otros es ilegal. O bien, en algunos lugares los empleadores no deben pagar impuestos por contratar personal, mientras que en otros sí. 

Para emplear trabajadores extranjeros exitosamente, es fundamental que no incurras en infracciones legales o impositivas. Por eso, te recomendamos que:

• Estés informado de las normativas laborales de tu propio país
• Investigues aquellas del país de tu nuevo empleado remoto
• Consideres asesorarte con un profesional de ser necesario

También deberás tener en cuenta que, en algunos casos, los impuestos laborales los pagará el mismo empleado. En esos casos, deberás:

• Darle el tiempo para que se ocupe de tramitar lo que sea necesario
• Contemplar el monto de esos impuestos en el salario que acuerden

Obligaciones impositivas

Teniendo esto mente seguramente te estés preguntando: “¿Deberé pagar impuestos en Estados Unidos por contratar empleados remotos?”. 

Para saber si debes pagar impuestos como extranjero no residente debes tener en claro:

• Qué tipo de empleado contratarás
• Desde dónde realizará sus tareas

 A los fines impositivos, la mejor opción es contratar un empleado independiente. 

Veamos por qué. 

¿Qué tipo de empleado remoto contratar? 

En Estados Unidos, los impuestos que recaen sobre el empleador dependen, en parte, del tipo de trabajador que contrates. 

Existen dos tipos de empleados que puedes contratar:  

• Un trabajador independiente o contractor 
• Un empleado permanente o dependiente

Si contratas a un empleado permanente, es probable que tengas que pagar impuestos al IRS. En cambio,  si contratas a un trabajador independiente, no tendrás que hacerlo. 

El IRS diferencia entre un empleado y un contractor según 3 criterios:

• El control del comportamiento
• El control financiero
• El tipo de relación

Adentremonos en cada uno. 

Control de comportamiento 

Se refiere al derecho de controlar el comportamiento de tus empleados. Hay cuatro situaciones que definen la dependencia del empleado:

• Recibir instrucciones, como dónde y cuándo hacer el trabajo, qué herramientas utilizar, el orden que debe seguir cuando trabaja. 
• Las instrucciones dadas son específicas, y cuanto más específicas son, más dan cuenta de la dependencia del empleado.
• Su trabajo se evalúa por el proceso y no por resultados. 
• Si recibe capacitación sobre la forma en que el trabajo debe hacerse. 

Control financiero

El control financiero es otro factor que determina si un empleado es independiente o dependiente a los fines fiscales. 

Se tratará de un empleado dependiente si: 

• No hizo una inversión significativa de dinero en sus herramientas de trabajo.

• No obtiene perdidas cuando el negocio cuando este no da las ganancias esperadas.

• Sus servicios no están disponibles en el mercado, es decir, trabaja exclusivamente con tu empresa.

• Recibe un salario fijo en un periodo regular de tiempo.

Tipo de Relación

El tipo de relación también define si debes pagar impuestos por contratar a un empleado.  

Es probable que estes tratando con un empleado permanente si: 

• Existe un contrato que fije las condiciones de trabajo o un paquete de beneficios como vacaciones pagas y dias off. 
• La permanencia de la relación laboral se concibe a largo plazo
• Los servicios brindados son una actividad clave de la empresa y no secundaria o esporádica. 

Estos puntos parecen suficiente para prever cómo la IRS identificará a tu empleado. Sin embargo, la mayoría de las veces no se cumplen todas las condiciones o son ambiguas y puedes no estar seguro. 

En ese caso, puedes pedir que el IRS lo determine. Tendrás completar y enviar el formulario SS-8. De este modo podrás saber con certeza con qué tipo de empleado estás tratando en términos fiscales. (Ten en cuenta que el IRS puede demorar hasta 6 meses en responder.) 

¿Desde dónde trabaja el colaborador?

Para saber si debes pagar impuestos, no solo debes estar seguro de qué tipo de empleado contratas. El lugar donde este viva también es importante para determinar las obligaciones impositivas. 

Partamos del supuesto de que contratas a un empleado dependiente. Si este trabaja desde cualquier parte del mundo, tendrás que atenerte a las normas de su país. 

Pero veamos el caso de que tu empleado dependiente vive en Estados Unidos. Entonces tienes que tener en cuenta que:  

• Deberás pagar impuestos por contratarlo. 
• Contratar a un empleado dependiente en Estados Unidos podría hacer que tu LLC califique como ETBUS 

Veamos estos puntos en detalle. 

Impuestos por cargas sociales

Si tienes un empleado dependiente que realiza sus tareas en territorio estadounidense, deberás encargarte de los impuestos por cargas sociales. Estos son:

• Medicare
• Seguro social
• Impuesto a la renta

Clasificación como ETBUS

Como ya debes saber, las LLC pueden estar exentas de pagar impuestos. Sin embargo, tener un empleado permanente en Estados Unidos puede hacer que tu empresa sea considerada ETBUS y por lo tanto, tenga que tributar. 

Para que tu empresa sea considerada ETBUS debe cumplir con dos requisitos: 

• Tener al menos un Agente Dependiente en Estados Unidos 
• Involucrarse en negocios “de monto considerable, continuos y regulares” con entidades o sujetos estadounidenses. 

Un agente dependiente puede ser una persona o entidad con presencia física permanente en Estados Unidos. En este caso, contratar a un empleado permanente que viva en Estados Unidos puede hacer que tu empresa califique como ETBUS y, como consecuencia, tenga carga impositiva. 

Siendo extranjero no residente, ¿Debo pagar impuestos por contratar con mi LLC?

	Empleado Permanente	Contractor
Trabaja en Estados Unidos	Sí, debes pagar el medicare, el seguro social y el impuesto a la renta. (Además de que puede hacer que tu empresa califique como ETBUS)	No
Trabaja fuera de Estados Unidos	Depende la normativa del país donde viva tu empleado	No

Por lo que vimos, cuando de impuestos se trata, la mejor opción es contratar a un empleado independiente, en Estados Unidos o en cualquier parte del mundo. 

Payroll

Por último, debes encontrar un mecanismo seguro y eficiente para pagarle a tus trabajadores remotos internacionales. Esto será clave para desarrollar vínculos laborales estables con ellos y que tu empresa sea competitiva en la búsqueda de nuevos candidatos. 

Aquí es donde tener una empresa LLC hace la diferencia.

Registrar tu negocio en Estados Unidos como una LLC te permitirá acceder a una cuenta bancaria de empresa. 

¿Por qué es importante contar con una cuenta de empresa? Porque te facilitará operar con dólares u otras divisas internacionales. 

Esto te abrirá las puertas a dos maneras de pagarle a los trabajadores:

• Con transferencias directas de diversos tipos
• O a través de un servicio de payroll internacional

En caso de no registrar tu empresa LLC y abrir la cuenta bancaria, deberás buscar métodos alternativos de pago menos fiables. Esto puede devenir en que:

• Se dificulte el pago a tus empleados o contractors, afectando negativamente la relación laboral con ellos
• Limites tu capacidad de contratar talento internacional más experimentado, que acostumbra a que le paguen sin contratiempos

Algunos de los mejores software de payroll son:

• Deel
• Ontop
• Bitwage

Firmaway: Tu aliada para contratar empleados remotos

Si en este momento debes hacerte cargo del proceso de contratación, te recomendamos delegar tantas otras actividades burocráticas como puedas. Entre ellas, la creación de tu empresa LLC, que será indispensable para abrir una cuenta bancaria con la que pagarle a tus trabajadores remotos.

En Firmaway, podemos hacernos cargo de la creación de tu LLC y apoyarte en la apertura de tu cuenta bancaria en Estados Unidos. Así, tú puedes poner foco en lo importante: hacer crecer tu empresa.

¿Quieres saber más? Agenda una reunión con nuestro equipo sin costo y despejaremos juntos todas tus dudas.