Buscar servicios contables en USA siendo extranjero puede resultar una odisea. La oferta es amplia, los canales de comunicación son diversos, y la barrera cultural e idiomática, para muchos, son desafiantes.

Por eso, hoy te presentaremos algunos criterios que te orientarán en tu búsqueda, así como alternativas económicas que tal vez no conocías. La información te será útil tanto si estás buscando cambiar de proveedor como si estás buscando servicios de contaduría y finanzas para tu LLC por primera vez.

¡Comencemos!

Cómo saber si estás gastando de más en un estudio contable

Esta es una pregunta conveniente que hacer si ya tienes un proveedor de servicios contables y estás en busca de otro: “¿estoy gastando de más en un contador en Estados Unidos?”

En primer lugar, debes saber que alcanza con realizar 3 reportes financieros esenciales para conocer la salud financiera de una empresa pequeña. Estos son:

• El balance general, que sirve para ilustrar la situación financiera de tu negocio. Para hacerlo, debes conocer todo lo que posees (activos) y todo lo que debes (pasivos). Restando los pasivos de los activos se obtiene el “valor real” de tu empresa en un momento determinado.
• La cuenta de resultados o estado de ingresos, que muestra las ganancias y pérdidas de tu empresa durante un periodo de tiempo determinado. Para hacerla, primero calculas tus ingresos totales y después restas los costos y gastos. De esta forma obtienes tu ganancia neta o pérdida.
• El estado de flujos de efectivo, que sirve para rastrear el movimiento de dinero en tu empresa, es decir, cómo ingresa y cómo sale. Para hacer este reporte necesitas tener en claro actividades operativas (ventas, compras), de inversión (compra/venta de activos) y de financiamiento (préstamos, dividendos).

Los tres informes son muy simples y puede bastar con una hoja de cálculo prediseñada para realizarlos. La curva de aprendizaje para entenderlos no es tan alta y los recursos para hacerlo abundan en internet. Además, al no ser obligatorios, puedes realizarlos con la frecuencia que consideres pertinente para tu negocio.

Ninguno de estos reportes es obligatorio ni está relacionado con la declaración de impuestos de tu LLC ante el IRS.

Ahora bien, estos son sólo los reportes básicos. Puede que, si tu negocio está en crecimiento, necesites recurrir a informes más complejos. O bien, si no tienes a alguien dentro del equipo que pueda ocuparse de llevar la contabilidad del negocio, tal vez necesites buscar ayuda externa para hacerlo de todas maneras.

Para saber qué tipo de proveedor te convendría contratar, puedes empezar por responder las siguientes preguntas:

1. ¿Qué tipo de servicios contables necesita tu empresa?
2. ¿Qué tan grande es tu empresa? ¿Cuánto planeas que crezca en el mediano plazo?
3. ¿Cuál es tu presupuesto?

En la próxima sección veremos cuáles son tus opciones para contratar servicios contables.

Tipos de servicios contables para tu LLC

Afortunadamente, un estudio contable no es la única opción para externalizar los servicios de accounting de tu empresa. Existen 4 tipos de proveedores de contaduría que puedes contratar:

• Empresas de software de contabilidad para uso interno
• Profesional de contabilidad freelance
• Estudios contables tradicionales
• Plataformas de servicios de contabilidad subcontratados

Veamos de qué se trata cada uno y cómo encontrar el ideal para tu empresa.

Software de contabilidad

Esta es probablemente la opción más accesible para una empresa pequeña o unipersonal. Un software de contabilidad te permitirá manejar y rastrear tus finanzas de forma eficiente y autosuficiente.

Por lo general, sus funciones incluyen:

• Registro de transacciones, es decir, un registro de ingresos y gastos diarios.
• Generación de informes como balances generales, cuentas de resultados y estados de flujo de efectivo
• Facturación, tanto emitir como registrar facturas de manera fácil.

Por supuesto, un buen software de contabilidad debe poder abarcar los reportes básicos que explicamos en la sección anterior.

Algunos también ofrecen:

• Gestión de inventario y alertas de reabastecimiento
• Herramientas de pago a proveedores y empleados
• Ayuda en el cumplimiento de impuestos.

Quickbooks, Xero y Freshbooks son algunas de las opciones de software de contabilidad más populares. Puedes conocerlas un poco mejor en este post.

Bookkeepers o contadores freelance

Un contador o bookkeeper freelance puede ser la solución ideal para una empresa pequeña que necesita externalizar sus servicios de contabilidad. Si bien estos roles no son exactamente lo mismo, en ambos casos se trata de profesionales de la contabilidad.

Por si acaso, aclaremos en qué se diferencian. Un bookkeeper se encarga de llevar la contabilidad día a día mientras que un contador tiene una visión más estratégica y largoplacista.

Ahora bien, buscar un bookkeeper o contador freelance es bastante sencillo gracias a plataformas facilitadoras como Fiverr, que ponen en contacto anunciantes con empresas. Lo complicado puede ser filtrar a los candidatos.

En primer lugar, te recomendamos priorizar aquellos freelancers bilingües o que hablen español nativo para una comunicación fluida.

En segundo lugar, te recomendamos…

1. Evaluar las credenciales y experiencia del candidato
2. Solicitar referencias y/o revisa las reseñas de clientes previos
3. Entrevistar al candidato de ser posible
4. Verificar que esté familiarizado con el software de contabilidad que tu empresa usa.

Estudios contables tradicionales

Esta probablemente sea la opción ideal para empresas grandes y con mayor presupuesto por dos motivos principales:

• Podrán ofrecerte una atención mucho más personalizada
• Por lo general, ofrecen complementos muy útiles como servicios financieros y fiscales.

Navegando a través de internet encontrarás muchísimos estudios que se presentan como la mejor opción para gestionar las finanzas de tu negocio. Sin embargo, hay dos criterios fundamentales que pueden ayudarte a filtrar rápidamente cuáles vale la pena considerar. Estos son:

• Su política de comunicación. Tanto en su sitio web como durante tu primera consulta, la empresa debe brindar respuestas prontas y claras.
• Enfoque en clientes extranjeros. Prioriza aquellos estudios que brindan servicios en español nativo y/o que tienen experiencia trabajando con empresas estadounidenses de dueños extranjeros.

Plataformas de contabilidad subcontratada

Este es el tipo de servicio más novedoso de los que hemos mencionado hasta ahora. Las plataformas de servicios de contabilidad subcontratados o externalizados se encargan de conectar empresas con equipos que manejan tareas contables a distancia. Combinan la tecnología y comodidad de los software contables que mencionamos al inicio con el expertise y disponibilidad de un equipo de contadores y financistas profesionales.

La ventaja de estas plataformas es que permiten a las empresas externalizar la contabilidad sin tener que contratar y capacitar personal interno para ello. Así, les permiten ahorrar tiempo y recursos.

Algunos ejemplos de estas plataformas son Bench y Pilot, dos plataformas similares en su metodología, con un énfasis en la integrando bookkeeping con software especializado.

Veamos cada una en mayor detalle.

Bench

Bench es un servicio de bookkeeping especializado en pequeñas y medianas empresas. En esta plataforma, un bookkeeper revisa tus cuentas y prepara tus libros contables, para que estos luego sean reseñados por un equipo de expertos.

Todos sus servicios están enmarcados en una plataforma online, permitiéndote fácil acceso a tu bookkeeper, además de mantenerte al tanto de fechas y entregas relevantes. Y, por supuesto, provee asesoramiento dentro del sitio.

La plataforma tiene integración con todas tus cuentas bancarias, de crédito y pagos. De esta manera, te permite controlar el estado de tus finanzas de forma rápida y práctica.

Además, si contratas el servicio Premium de Bench, el equipo de impuestos de la empresa se encargará de preparar y entregar tu declaración de impuestos.

Bench ofrece dos paquetes de servicios de US$299 y US$399. El segundo incluye la preparación y envío de tu declaración de impuestos.

Pilot

Pilot ofrece múltiples servicios de bookkeeping junto con un portal donde controlar el estado de tus finanzas. Y no sólo se enfoca en mantener tus libros contables al día desde su portal online. Este portal financiero holístico se beneficia de la excelente integración con productos financieros que ofrece, que son más de 250. Por ejemplo, plataformas de eCommerce.

Además, según el plan que elijas, también provee asesoría impositiva (para declarar impuestos) y la posibilidad de contar con un director financiero para tu empresa.

Los planes de servicios de Pilot, entonces, son:

• Bookkeeping. Dependiendo de los gastos mensuales de tu empresa, el paquete básico para startups puede costar entre US$499-899 mensualmente.
• Asesoría impositiva. Este servicio de asesoría impositiva de Pilot para LLCs tiene un costo base de US$4950 anuales.
• CFO. Es el más caro de los planes de Pilot. La función básica de CFO tiene un costo de US$2250 mensuales, mientras que el servicio completo cuesta US$6750.

Realiza la declaración de impuestos y mantén tu LLC en regla con Firmaway

Si tienes una LLC, puede suceder que hayas contratado un estudio contable en un paquete de servicios que abarca apertura y mantenimiento de LLC, y servicios contables. Sin embargo, como ya mencionamos, para mantener una LLC, los servicios contables son prescindibles.

Además, contratar un servicio contable que no se adecúa a tus necesidades puede resultar en un costo fijo demasiado alto para tu empresa. Por eso, es sumamente importante no confundir los servicios manutención fiscal de una LLC con los de contabilidad.

Cuando se trate de manutención fiscal y legal, te convendrá asesorarte con Firmaway.

En Firmaway, ayudamos a emprendedores latinoamericanos y españoles a establecer y mantener en regla sus LLCs en Estados Unidos. Entre otras cosas, nuestros servicios incluyen la preparación y presentación de la declaración de impuestos, así como la gestión de multas fiscales en caso de haberlas.

Nos especializamos en LLCs de propietarios latinoamericanos y conocemos la legislación a fondo. Así podemos ayudarte a pagar sólo lo que te corresponde.

¿Aún tienes dudas? Agenda una reunión sin cargo con nuestro equipo para descubrir si realmente te conviene un servicio de contaduría. O bien, puedes conocer mejor nuestros servicios en nuestra página web.