Hacer el balance contable de tu empresa es una tarea tediosa, pero imprescindible. Mantener un registro preciso de ingresos, gastos y deducciones no solo te ayuda a entender la salud financiera de tu negocio, sino que también es clave para cumplir con el IRS y evitar problemas fiscales.
Sin embargo, para muchos emprendedores y dueños de pequeñas empresas, llevar la contabilidad puede ser muy frustrante. La falta de tiempo, el desconocimiento de ciertos procesos y la posibilidad de cometer errores hacen que esta tarea se postergue o se realice de manera incorrecta.
Por suerte, la tecnología ha avanzado lo suficiente para hacer este proceso mucho más fácil, rápido y seguro.
En este artículo:
- Exploraremos los desafíos de hacer el balance contable.
- ¿Qué necesitas para preparar correctamente tu declaración de impuestos?
- Cómo Balancito, nuestra nueva herramienta, puede simplificar todo este proceso.
¿Qué necesitas para preparar tu declaración de impuestos al IRS?
Preparar la declaración de impuestos para tu empresa implica una planificación meticulosa y una comprensión clara de los requisitos del IRS. A continuación, se detallan los elementos esenciales que debes considerar:
Ingresos y gastos totales
Es fundamental llevar un registro detallado de todos los ingresos y gastos de tu empresa a lo largo del año fiscal. Esto incluye:
- Ingresos – Todas las entradas de dinero provenientes de ventas de productos o servicios.
- Gastos – Todos los desembolsos relacionados con la operación de tu negocio, como alquiler, suministros, salarios, servicios profesionales, entre otros.
Mantener una contabilidad precisa te permitirá completar los formularios requeridos por el IRS de manera correcta y evitar posibles sanciones por información inexacta.
Deducciones y créditos fiscales
Las deducciones y créditos fiscales pueden reducir significativamente la carga tributaria de tu empresa. Es importante identificar y documentar todas las deducciones aplicables, como:
- Gastos operativos – Costos necesarios para el funcionamiento de la empresa.
- Depreciación de activos – Reducción del valor de los activos a lo largo del tiempo.
- Gastos de viaje y representación – Gastos relacionados con viajes de negocios y actividades promocionales.
Además, investiga los créditos fiscales disponibles que puedan beneficiar a tu empresa, como créditos por investigación y desarrollo o por contratación de ciertos grupos de empleados.
Precisión y organización
La precisión en la documentación y la organización de los registros financieros son clave para una declaración de impuestos exitosa. Asegúrate de:
- Conservar todos los recibos y facturas – Estos documentos respaldan las entradas en tu contabilidad y son esenciales en caso de una auditoría.
- Utilizar software de contabilidad confiable – Facilita el seguimiento de las transacciones financieras y la generación de informes precisos.
- Revisar periódicamente los registros financieros – Detecta y corrige errores antes de que se conviertan en problemas mayores.
Una preparación meticulosa no solo te asegura el cumplimiento de las obligaciones fiscales, sino que también proporciona una visión clara de la salud financiera de tu empresa.
¿Por qué es tan complicado hacer el balance contable?
El balance contable es una de las tareas más temidas. No es solo una cuestión de sumar ingresos y restar gastos; el proceso requiere organización, precisión y conocimiento de las normativas fiscales.
Veamos cuáles son las principales razones por las que hacer un balance contable puede convertirse en un desafío:
La cantidad de datos que debes registrar
Cada transacción financiera de tu empresa debe quedar registrada correctamente. Esto incluye ingresos, pagos a proveedores, gastos operativos, impuestos retenidos, entre otros. Si no llevas un registro meticuloso, podrías omitir información clave, lo que puede derivar en reportes inexactos y problemas con el IRS.
Errores comunes que pueden traer problemas con el IRS
Un pequeño error en la contabilidad puede tener grandes consecuencias. Los errores más frecuentes incluyen:
- Ingresos mal declarados o sin documentar.
- Gastos que no cumplen con los requisitos de deducibilidad.
- Cálculos incorrectos que llevan a pagar más impuestos de los necesarios o, peor aún, a subdeclarar impuestos y exponerse a sanciones.
Una contabilidad incorrecta también aumenta el riesgo de auditorías, lo que significa tiempo y dinero invertido en corregir errores.
En este artículo podrás encontrar más situaciones que llevan a multas y penalizaciones con el IRS.
El tiempo que consume y la falta de herramientas accesibles
Para muchos emprendedores, el balance contable es una tarea que roba tiempo valioso que podrían invertir en hacer crecer su negocio. Sin un sistema adecuado, el proceso se vuelve manual y tedioso, obligando a revisar cientos de documentos, facturas y recibos.
Además, no todos pueden permitirse contratar un contador profesional. Aunque existen herramientas de contabilidad en el mercado, muchas son complicadas de usar o requieren conocimientos avanzados.
Por todas estas razones, hacer el balance contable se convierte en un proceso agotador que muchos empresarios terminan postergando hasta el último momento, arriesgándose a errores y sanciones.
Conocé a Balancito
Después de ver lo complicado que puede ser hacer un balance contable, la pregunta es: ¿hay una forma más sencilla y eficiente de hacerlo? Sí, y se llama Balancito.
Balancito es un asistente inteligente que automatiza la preparación del balance contable de tu empresa. Se conecta directamente a tu cuenta de Mercury y, en cuestión de minutos, te entrega todos los datos organizados en un archivo Excel listo para usar.
Con Balancito, puedes olvidarte de los cálculos manuales, los errores humanos y las largas horas revisando transacciones. ¿Cómo funciona? Es un proceso rápido y seguro en 10 pasos:
- Identificación de la empresa – El usuario ingresa su número de EIN para vincular su LLC.
- Conexión con Mercury – A través de un token de solo lectura, Balancito accede a la información financiera sin comprometer la seguridad de la cuenta.
- Identificación de cuentas – Se detectan automáticamente las cuentas bancarias asociadas a la empresa.
- Generación del listado de transacciones – Balancito extrae todas las transacciones y las presenta en un formato interactivo.
- Clasificación de cuentas – El usuario categoriza el origen y destino de cada transacción dentro del bank statement (ejemplo: pagos a freelancers, ingresos de clientes, retiros personales, entre otros).
- Organización en formato de balance contable – Balancito procesa los datos y los ordena en una tabla estructurada.
- Revisión manual – El usuario verifica la información y hace ajustes si es necesario.
- Aprobación y generación del balance – Una vez categorizado todo correctamente, el balance está listo para ser descargado.
- Registro de usuario – Para obtener su balance debe registrarse como usuario, nombre, nombre de LLC, mail y teléfono.
- Descarga del archivo CSV – Con un clic, el usuario obtiene su balance contable en un archivo listo para presentar.
Gracias a Balancito, el balance contable deja de ser una carga y se convierte en un proceso automático, rápido y seguro.
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