El trabajo freelance no conoce de fronteras geográficas. Hace un tiempo, pero sobre todo con la irrupción de la pandemia, el trabajo virtual llegó para quedarse. Como consecuencia, son muchos los profesionales que venden sus servicios a otros países.
Muchos de ellos optan por darle personería jurídica a su emprendimiento a través de una LLC en Estados Unidos ¿Por qué? Entre otras cosas, porque una LLC les permite acceder a beneficios como una cuenta bancaria en dólares y ahorrar en impuestos (o evitarlos).
Pero la contabilidad y los impuestos son temas serios en Estados Unidos. Muchos de sus procedimientos requieren el llenado de formularios con distintos nombres y números, y algunos pueden ser bastante confusos.
En particular, si prestas tus servicios como contractor a una empresa estadounidense, es probable que tu empleador te haya pedido que completes un formulario W-8 o W-9.
¿No sabes qué son? Te tenemos cubierto. En este artículo aprenderemos:
- Por qué registrar tu negocio freelance o emprendimiento como LLC
- Qué es un formulario W-8, para qué sirve y cómo se completa
- Qué es un formulario W-9, para qué sirve y cómo se completa
- Qué plataformas pueden ayudarte con todo el papeleo
¿Listo? Comencemos.
¿Por qué registrar tu negocio freelance como una LLC?
Como ya debes saber, una LLC es un tipo de estructura empresarial disponible en Estados Unidos. La sigla significa Limited Liability Company que en castellano equivale a Sociedad de responsabilidad limitada.
Muchos de tus potenciales clientes, en especial compañías grandes y/o que trabajan en todo el mundo, prefieren trabajar con negocios registrados ¿Por qué? Principalmente porque, si puedes facturar para ellos como una LLC (u otro tipo de empresa legal), les permitirás registrar el gasto y ahorrarse impuestos. Y podemos asumir que, aquellos que trabajan internacionalmente, tienen su empresa registrada y deben declarar impuestos al menos una vez al año.
De hecho, es posible que, si tienes un cliente lo suficientemente fidelizado en busca de deducir impuestos, esté dispuesto a cubrir los gastos de registrar tu empresa como LLC. Tal vez sea esto mismo lo que te haya traído hasta aquí.
Ahora bien, para freelancers o emprendedores, la LLC es el tipo de empresa ideal para registrar porque:
- Es flexible y poco burocrática
- Es fácil de abrir y de operar
- Se puede abrir de manera remota desde cualquier lugar del mundo
- Puede ser fundada por extranjeros no residentes en Estados Unidos
- Permite ahorrar en impuestos
- Permite abrir una cuenta bancaria estadounidense
- Sirve para proteger tus bienes personales
- Puede ser anónima
- Tiene muy bajo costo administrativo.
Pero más allá de todas las facilidades que presenta una LLC, hay un motivo fundamental para invertir en registrar tu negocio: profesionalizar más tu marca y atraer más clientes. Darle a tu negocio personería jurídica le dará más credibilidad y sentido de compromiso a largo plazo frente a tus potenciales clientes.
Abrir una LLC como freelancer puede ser un desafío pero es, ante todo, una oportunidad de crecimiento. Descubre más sobre los beneficios de registrar tu negocio freelance en este artículo.
W-8 y W-9 ¿Cuál me corresponde?
Los formularios W-8 y W-9 tienen similitudes y diferencias, por lo que si eres principiante en esto puede ser confuso. Ambas son declaraciones juradas que informan tus datos fiscales. La principal diferencia entre ambos es la nacionalidad de la persona o entidad que completará el formulario. Para ponerlo en claro:
- W-8 es exclusivo para personas extranjeras que no tienen ciudadanía ni residencia estadounidense. Estos formularios expiran cada 3 años.
- W-9 es para ciudadanos, residentes y entidades estadounidenses. Estos formularios nunca expiran.
En cuánto a las similitudes, podemos afirmar que:
- Ambos formularios sirven a los mismo fines y objetivos
- Ambos formularios pueden ser solicitados por tu empleador o cliente
- No es un formulario que tú mismo debes enviar al IRS
- En ambos casos es un formulario que debes completar para que tu empleador llene el formulario 1099, que es un formulario de declaración de ingresos anuales.
¿Qué es el formulario W-8?
El formulario W-8 es un documento que las empresas piden a sus contractors y colaboradores freelance. Este documento contiene información fiscal necesaria para calcular los impuestos a fin de año. Información como nombre completo, fecha de nacimiento, domicilio y número de identificación fiscal.
Su principal objetivo es determinar y probar que una persona es no residente en Estados Unidos y, en conjunto con esto, si la persona tiene responsabilidad fiscal o no en los Estados Unidos. En resumen, es una declaración jurada que informa que la persona que lo firma no es residente de los Estados Unidos.
El IRS (el fisco estadounidense) produce diversos formularios estándar para recoger esta información. La particularidad del W-8 es que es un formulario para personas no residentes en Estados Unidos que reciben ingresos de una empresa o cliente estadounidense.
El formulario W-8 tiene diversos propósitos como:
- Recoger información del contractor
- Confirmar su condición de no residente
- Confirmar que la persona física es el beneficiario efectivo de los ingresos para los que se presenta este formulario.
¿Cuántos tipos de formularios W-8 hay?
Como dijimos anteriormente, el IRS tiene una gran cantidad de formularios estandarizados para asuntos fiscales y laborales. Como contractor extranjero (no registrado en EEUU), la empresa con la que trabajas te pedirá el formulario W-8BEN.
Pero existen otros tipos de formularios W-8 para otros propósitos, tales como:
- W-8BEN – Es para individuos extranjeros que perciban ingresos en Estados Unidos.
- W-8BEN-E – Es para entidades extranjeras que perciban ingresos en Estados Unidos.
- W-8ECI – Es un formulario que completa la empresa o cliente para confirmar los datos datos ofrecidos por el contractor.
- W-8EXPL – Es un formulario para extranjeros que solicitan exenciones de impuestos.
- W-8IMY – Es un formulario para intermediarios o entidades extranjeras que no son objeto de impuestos.
¿Qué información solicita el formulario W-8BEN?
Formulario W-8
Un formulario W-8BEN es sencillo de completar. Te pedirán:
- Nombre y apellido
- Fecha de nacimiento
- País de ciudadanía
- Dirección permanente en tu país de residencia
- Dirección postal si es diferente de su dirección permanente
- Número de identificación fiscal como el SSN o el TIN
- Nombre de tu país de residencia
- Toda la información financiera relevante, incluidos los ingresos y los montos de pagos anteriores
Puedes descargarlo desde la página web del IRS.
¿Qué es el formulario W-9?
El formulario W-9 es una declaración jurada para documentar que indica que, quien lo firma, es residente fiscal de los Estados Unidos. Si tu LLC está radicada en Estados Unidos, y hace negocios con empresas estadounidenses, entonces a tu empleador le corresponde pedirte que lo completes.
Este formulario también es solicitado por las empresas o clientes a los contractors. Todas las empresas o individuos que pagan más de $600 dólares anuales a trabajadores independientes deben solicitarlo.
¿Por qué te lo pedirían si eres extranjero no residente? Porque si la relación de trabajo se da a través de tu LLC, entonces se está dando a través de una entidad estadounidense y no extranjera.
Para que quede claro: si tienes una LLC, el único formulario que debes completar es el W-9, no te corresponde el W-8.
¿Qué información solicita el w-9?
El formulario W-9 es bastante sencillo de completar. Tiene 5 secciones:
- Información personal – En esta sección tenés que completar tu nombre, el nombre de la LLC, e información de contacto
- Estructura organizacional – Aquí deberás aclarar en calidad de qué estás actuando. Puede ser una sole proprietorship o single member LLC , una partnership, una C-corp o S-corp. Si tu LLC tiene múltiples miembros, deberás declarar como una Partnership.
- Domicilio – Aquí debes completar con el domicilio de la entidad con la que declaras que estás actuando. En el caso de una LLC, será el domicilio de tu agente registrado.
- Datos fiscales – En esta sección se te requerirá un número de identificación fiscal. Puedes usar un EIN, SSN o ITIN.
- Firma – Deberás firmar con bolígrafo de tinta azul el formulario.
Formulario W-9
Puedes descargar el formulario de la página del IRS.
¿Qué herramientas me pueden ayudar en la gestión de mis formularios y contratos?
Si bien Estados Unidos es un país con muchas facilidades y beneficios para quienes quieren hacer negocios allí, hay muchos formularios que completar y fechas a las que estar atento. Es por eso que te recomendamos estar asesorado, no solo para la apertura de tu LLC, sino para todo el camino. Es decir, para el mantenimiento de tu LLC, que incluye declarar impuestos, abrir tu cuenta bancaria y más.
Con respecto a las cuestiones fiscales, no cumplir con las declaraciones de impuestos en tiempo y forma puede traerle problemas a tu cliente. No completar bien el formulario o no entregarlo en el momento adecuado puede acarrear multas y penalidades.
Es sabido que en el mundo emprendedor muchas veces una sola persona es todo el equipo. Finanzas, Operaciones, IT, producto, todas las áreas recaen sobre la misma persona: el contractor. Por lo cual, además de asesorarte, te recomendamos utilizar herramientas que te ayuden a gestionar procesos y trámites como los contratos y formularios.
En Firmaway, asesoramos a cientos de emprendedores con la apertura y gestión de su LLC. Por eso, en este apartado, vamos a recomendar dos herramientas que le han resultado útiles a nuestros clientes en la gestión de contratos. Ellas son:
Veamos cada una en detalle.
Bonsai
Bonsai es una herramienta de gestión empresarial que te permite manejar en un solo lugar:
- CRM
- Contratos
- Facturación
- Cuentas bancarias
Con respecto a cuestiones fiscales, Bonsai te permite trackear tus gastos para luego deducirlos de tu declaración de impuestos anual. Bonsai importa los gastos registrados en tu tarjeta y en el banco de modo que queden documentados. Luego, identifica automáticamente los gastos que son deducibles de tu declaración.
También te permite enviar facturas y contratos de manera automática.
Square Contracts
Square es un software para contractors y freelancers con herramientas para automatizar tus contratos y facturas, recibir pagos, y más. También te permite enviar recordatorios de pago a tus clientes y agendar reuniones de manera automática.
Con respecto a la cuestión que nos importa, los impuestos, también te permite trackear todos tus gastos y ganancias. Además, está integrado con herramientas de contabilidad como Xero, Quickbooks y Jotform.
Consigue apoyo en la gestión de tu negocio con Firmaway
Ser un emprendedor es una tarea desafiante. Más aún si decides instalar tu empresa en otro país donde la normativa es compleja. Si eres un freelance querrás ofrecer la mejor experiencia a quienes te contratan. De eso depende tener una cartera de clientes amplia que te permita tener ingresos regulares y hacer crecer tu negocio.
Por todo esto es fundamental que, aunque tu negocio sea unipersonal, no estés solo en toda la gestión del mismo. Y por suerte, como ya vimos, existen tanto herramientas como expertos que pueden ayudarte.
En Firmaway ayudamos a cientos de emprendedores a abrir sus LLCs, cuentas bancarias, gestionar impuestos, mantener sus empresas y más ¿Quieres ser uno de ellos? Agenda una reunión gratis con nuestro equipo para despejar tus dudas o visita nuestro sitio web para encontrar más información.
