O que é o annual report de uma LLC?

Annual report, em português relatório anual ou informe anual, é um documento que deve ser apresentado quase sempre no aniversário de registro da sua empresa. Embora seja chamado de formas diferentes dependendo da jurisdição, sua finalidade principal não varia e é manter a compliance.

Não é uma declaração de impostos, em que você precisa detalhar suas perdas ou ganhos. Seu objetivo é garantir que sua empresa cumpra um compromisso mínimo, indicando ao estado a sua intenção de continuar operando. Tecnicamente, a compliance implica aderir a todos os regulamentos locais, estaduais e federais que regem as suas operações. Se a sua empresa não cumprir esse requisito, poderá ser multada e até obrigada a encerrar as suas atividades.

Em vários estados, o Relatório Anual vem acompanhado de uma taxa de renovação. Às vezes é apresentado como um “imposto estadual” de renovação ou com outros nomes, mas se refere à mesma cobrança. Essa taxa é obrigatória nos estados em que é cobrada para manter a sua empresa em funcionamento.

É importante ter em mente que os requisitos para o Relatório Anual variam de estado para estado.

O que você deve detalhar no seu relatório anual?

Embora possa haver uma pequena variação no conteúdo do relatório anual dependendo do estado em que sua LLC está registrada, há certos aspectos que normalmente não variam:

• O nome legal da sua empresa.
• No caso de uma empresa estrangeira, o nome fictício pelo qual foi qualificada, se houver (também conhecido como DBA).
• O nome do seu agente registrado.
• O endereço do escritório registrado.
• Os nomes e endereços comerciais dos gerentes e membros da LLC.
• O número EIN.
• O endereço do escritório principal no estado, se houver.

Como preencher e enviar o relatório anual?

Enviar o seu relatório anual não deve ser um processo muito complicado; a maioria dos estados oferece facilidades para que você possa apresentar tudo de forma simples e clara. O processo pode ser dividido em duas etapas:

1. Pesquisar e reunir as informações necessárias.
2. Escolher o método de pagamento e envio.

Pesquise e reúna as informações necessárias

O seu primeiro passo deve ser acessar o site oficial da Secretaria de Estado pertinente à sua LLC. Por exemplo, para a Flórida, você deverá acessar a divisão de corporações do site e encontrará as informações detalhadas de que precisa.

É necessário que você leve em consideração:

• A data de vencimento da apresentação.
• O custo administrativo associado ao envio do documento.
• A possível taxa anual.
• Os detalhes específicos exigidos pelo estado para o preenchimento do seu formulário.

Escolha um método de envio

Com o seu formulário preenchido corretamente, é só uma questão de decidir como você o enviará. Do ponto de vista de uma LLC para não residentes nos Estados Unidos, você tem duas opções:

• Apresentar e pagar por correio – A secretaria de estado costuma enviar uma cópia do relatório anual ao seu agente registrado, que pode então apresentar os documentos e um cheque pelo correio, se necessário.
• Pagar online – Se o estado da sua LLC permitir, você poderá apresentar o seu relatório e pagá-lo online com cartão ou transferência. A Flórida é um dos estados que permite isso, mas lembre-se de que você precisará criar uma conta para a sua LLC no site oficial do estado da Flórida, e a aprovação levará algum tempo.

Após o envio e o pagamento do seu relatório, dependendo do estado, um comprovante será enviado ao seu agente registrado ou você poderá imprimi-lo no site oficial da Secretaria de Estado.

Quais são as consequências de não entregar o relatório anual?

Embora possa parecer uma mera formalidade, apresentar o seu relatório anual em dia é fundamental. Como explicamos no início da seção, o relatório anual é necessário para manter a compliance, e as repercussões de não fazê-lo podem ser bastante graves. Alguns estados impõem multas por atraso e até impostos adicionais se você não cumprir o prazo. Pior ainda, poderão ser aplicadas penalidades adicionais ou até mesmo a dissolução da sua LLC sem o seu consentimento.

Qual é a diferença entre o relatório anual e outras declarações informativas da sua LLC?

Um relatório anual pode parecer similar às declarações informativas, o que geralmente gera confusão em alguns empreendedores.

Em comparação com o relatório anual da sua LLC, as declarações informativas servem para fornecer informações específicas sobre transações financeiras, pagamentos a prestadores de serviços e outros eventos relevantes para os impostos da sua empresa. Além disso, são de caráter federal, não sendo exigidas exclusivamente pelo estado onde a sua empresa se encontra.

Por outro lado, o relatório anual da sua LLC é um documento mais genérico que se concentra no estado geral do seu negócio. Está focado na compliance. E, enquanto a obrigatoriedade do relatório anual varia de estado para estado, as declarações informativas são necessárias independentemente de onde você esteja.

Alguns exemplos de declarações informativas com os quais você pode se deparar são:

• O formulário 5472, acessível por meio do formulário 5472, o qual detalha as transações realizadas pela sua LLC com outras entidades legais. Esse formulário se aplica tanto a entidades estrangeiras quanto a entidades locais.
• O formulário 1099-DIV, se a sua empresa distribuir dividendos em razão da liquidação de um ativo.
• O formulário 1099-NEC, disponível em formulário 1099-NEC, emitido junto com o pagamento (superior a 600 USD) a um prestador de serviços ou outro agente que não seja funcionário da sua empresa. Também é emitido se você tiver pago royalties acima de 10 USD.
• O formulário 1099-S, que detalha os rendimentos obtidos com transações e vendas de imóveis.

Então, em resumo:

Posso fazer alterações no relatório anual?

A possibilidade e o tipo de alterações que podem ser introduzidas no relatório anual variam de acordo com o estado em que sua LLC está registrada. Por exemplo, no Delaware, não são permitidas modificações no relatório anual. Em contrapartida, estados como a Flórida e o Wyoming oferecem maior flexibilidade.

Em termos gerais, a única coisa que você não poderá alterar a partir do relatório anual é o nome legal da sua LLC, mas você poderá:

• Adicionar, remover ou alterar os nomes e/ou endereços dos funcionários, diretores, gerentes e membros autorizados.
• Realizar alterações nos endereços apenas dos sócios gerais.
• Alterar o agente registrado e o endereço do domicílio social.
• Modificar o endereço do escritório principal e o endereço postal da entidade comercial.
• Adicionar ou alterar o número de identificação federal do empregador.

Também será possível apresentar um relatório anual modificado dentro do mesmo período do relatório original, se necessário. No entanto, como já mencionamos, isso variará de estado para estado.

Quais outros processos comuns a minha LLC enfrenta?

O relatório anual é possivelmente o mais importante dos processos frequentes que dizem respeito à sua LLC. A saúde da sua empresa depende de suas informações corretas e do envio pontual, mas há outros processos que vale a pena ter em mente:

• Apresentar a declaração de impostos – Como toda empresa, é necessário que você apresente uma declaração de impostos durante o período fiscal. Trata-se de um processo de caráter federal, em que você deverá apresentar o formulário adequado ao IRS.
• Renovar o contrato do seu agente registrado – Sem um agente registrado, você não poderá apresentar o seu relatório anual nem receber correspondências de natureza legal. Por isso, é necessário que você se lembre de renovar o contrato do seu agente, os quais costumam ser realizados uma vez por ano.
• Fazer alterações nos artigos de organização – É possível que você precise alterar alguma seção dos artigos de organização da sua LLC. Basta alterar o documento e reapresentá-lo à Secretaria de Estado. Além disso, dependendo da natureza dessa alteração, talvez você precise realizar uma etapa adicional. Por exemplo, se quiser adicionar ou remover membros da sua LLC, além de alterar o documento, você também precisará realizar alterações na sua declaração de impostos.

Existe uma forma mais simples e segura de preparar o seu annual report

Renovar sua LLC e apresentar esse famoso annual report é um processo que, embora simples, pode trazer complicações a partir de erros pequenos. Errar um dado do seu relatório anual ou perder um prazo pode parecer pouco, mas pode resultar no acúmulo de multas e até na dissolução da sua empresa.

Por isso não é recomendável que você faça isso sozinho; é ideal estar bem assessorado na hora de enfrentar os processos de manutenção da sua LLC. Mas não se preocupe: para isso existe a Firmaway.

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